Бухгалтерський облік і проводки в BAS КУП

Налаштування бухгалтерського обліку та проводок у BAS КУП: повна інструкція.

Ви натиснули кнопку «Провести», але бухгалтерські проводки не з’явилися? Це найпоширеніше питання (і привід для паніки), з яким стикаються бухгалтери при переході на BAS КУП (BAS Комплексне управління підприємством).

На відміну від звичної «BAS Бухгалтерії», логіка роботи комплексної системи побудована інакше. Тут діє чіткий поділ на оперативний та регламентований облік. Програма спочатку фіксує господарську операцію для управлінських цілей, і лише згодом трансформує її у бухгалтерські записи.

У цій статті ми детально розберемо архітектуру бухгалтерського обліку в BAS КУП: чому проводки не формуються миттєво, як налаштувати їх автоматичне відображення та як правильно виконувати закриття місяця.

Примітка: 

Дана стаття готувалася з використанням прикладного рішення BAS Комплексне управління підприємством редакція 2.5, але викладений в ній матеріал актуальний і для BAS КУП редакції 2.1 і для BAS ERP.

Призначення та особливості регламентованого обліку в BAS КУП

Щоб зрозуміти особливості регламентованого  облік в програмі BAS КУП (чому він саме такий),  потрібно визначити його призначення в програмі. Регламентований облік в BAS КУП НЕ призначений для аналізу показників діяльності компанії. Він призначений для обліку діяльності підприємства відповідно до вимог законодавства, а саме:

-             Формування проводок для відображення подій господарської діяльності підприємства в бухгалтерському обліку (цей процес ми і розглянемо в статті);

-             Обліку ПДВ;

-             Обліку необоротних активів;

-             Формування бухгалтерської звітності.

Всі бухгалтерські проводки в BAS КУП присвячені одній меті – подати бухгалтерську і податкову звітність. Вони не призначені для аналізу стану взаєморозрахунків з контрагентами, складських залишків, собівартості продукції,  доходів і витрат, розрахунків по заробітній платі з працівниками … тощо. ТІЛЬКИ ДЛЯ ФОРМУВАННЯ БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЗВІТНОСТІ.

Саме тому на рахунках бухгалтерського обліку в програмі BAS КУП мінімальна кількість аналітик (субконто).

Саме тому бухгалтерські проводки не формуються в момент проведення документів (за деякими виключеннями), а формуються регламентними завданнями за розкладом, або в кінці місяця.

Чим відрізняється архітектура обліку в BAS КУП від BAS Бухгалтерія?

А що є в програмі BAS Бухгалтерії? От в програмі BAS Бухгалтерії нема всіх цих наворотів з різними підсистемами, замовленнями, ордерної схеми обліку для складів, заявок на витрачання грошових коштів, механізмів погодження документів, контролю виконання замовлень, забезпечення … і т.д.

В BAS Бухгалтерії є тільки документи необхідні для ведення бухгалтерського обліку, які формують бухгалтерські проводки, а на підставі тих проводок з одних документів формуються проводки в інших документах. І для контролю і аналізу, є тільки бухгалтерські звіти.  Тому всі ці документи мають формувати проводки одразу в момент проведення.

Трансформація ролі бухгалтера в комплексній системі

Програма BAS Бухгалтерія створена, як ви вже догадалися з назви, для роботи в програмі бухгалтерів, а BAS Комплексне управління підприємством, як ви вже здогадалися з назви, створене для роботи в програмі всього підприємства (більш детальніше про Кому підійде BAS КУП? тут). І так як різні відділи підприємства будуть розносити в базі більшість первинних документів, і контролювати данні по своїх ділянках, то  роль бухгалтера в програмі BAS КУП дещо змінюється, в порівнянні з роллю в BAS Бухгалтерія.

В BAS КУП з бухгалтера знімається навантаження по рознесенню первинних документів (звичайно не повністю) і увага зміщується в бік налаштування відображення вже існуючих документів в бухгалтерському обліку, аналізу цих даних тільки в контексті подання бухгалтерської і податкової звітності. Звичайно, на підприємстві має залишатися здорова комунікація між відділами, в процесі якої бухгалтер разом з відповідальними на місцях зможуть підтримувати порядок в різних ділянках обліку.

Механізм формування бухгалтерських проводок: чому їх немає одразу?

Є три види документів, що формують бухгалтерські проводки в програмі BAS КУП:

•             документи оперативного обліку i регламентні документи щодо закриття місяця (це основна маса документообороту підприємства);

•             документи обліку необоротних активів;

•             бухгалтерські операцій (Операція РО).

Розподіл обов'язків між менеджерами та бухгалтерією

Як ми вже казали вище, при роботі в BAS КУП основну масу оперативних документів має розносити не бухгалтерія, а ті працівники, що забезпечують оперативну діяльність підприємства:

-   Менеджери по закупівлях формують замовлення постачальникам  і розносять прибуткові накладні, контролюють стан взаєморозрахунків з постачальниками;

-   Комірники працюють з прибутковими і видатковими ордерами по складу (за умови використання ордерної схеми документообороту);

-   Менеджери з продажів формують замовлення покупців, контролюють надходження оплат і відвантаження замовлень;

-   Кадрова служба і розраховувачі зарплати займаються прийомом-звільненням працівників, нараховують відпустки, лікарняні, зарплату, формують відомості на виплату зарплати

-   і т.д.

Всі ці люди створюють документи, проводять їх, бачать як змінюється інформація в оперативних звітах після проведення документів, аналізують дані по своїх напрямках, але проведені ними документи не формують бухгалтерські проводки одразу.

Як перевірити дані до закриття місяця: робота з оперативними звітами

Постає логічне питання: «А що має робити в базі бухгалтер? де йому побачити бухгалтерську інформацію, і  як її перевіряти?»  -  Аналіз даних регламентованого обліку можна  здійснювати протягом періоду (до закриття місяця i формування проводок) за допомогою ОПЕРАТИВНИХ ЗВІТІВ, налаштованих на відображення даних регламентованого обліку.

БЕЗ ПАНІКИ! Звичні для бухгалтера звіти, такі як Оборотно-сальдова відомість, Аналіз рахунку, Картка рахунку... і всі інші звіти що є в BAS Бухгалтерія тут теж присутні – в повному обсязі і з повним функціоналом.

Та через особливості механізму формування проводок, скористатися цими звітами ми можемо не раніше зведення даних для закриття періоду, коли будуть сформовані проводки по документах оперативного контуру. В програмі можна налаштувати регламентне завдання, яке буде формувати проводки в документах хоч кожну хвилину, та це  не найкраще рішення, яке буде тільки «тормозити» роботу системи (але  формування проводок в кінці кожного дня має право бути).

Проводки будуть часто формуватися без сум або з неактуальними сумами, тому що, наприклад, для формування проводок списання запасів, потрібно щоб система спочатку порахувала собівартість цих запасів, а вона (собівартість) рахується теж регламентними операціями в кінці місяця… або за розкладом.

 Проте, за потреби, для контролю, проводки  можна сформувати безпосередньо в конкретному документі за кнопкою «Відобразити в регл. обліку». Чисто для перевірки, подивитися чи він взагалі формує проводки і не видає помилки.

 Ручне відображення документу в бухгалтерських проводках.

Налаштування відображення документів у регламентованому обліку

Дані регламентованого обліку, за якими формуються проводки, зберігаються в регістрах оперативного обліку:

1.       Рухи Грошові кошти - Контрагент;

2.       Рухи Грошові кошти - Грошові кошти;

3.       Рухи Контрагент - Контрагент;

4.       Рухи Грошові кошти - Доходи/Витрати;

5.       Рухи Контрагент - Доходи/Витрати;

6.       Рухи Номенклатура - Доходи/Витрати;

7.       Рухи Номенклатура - Номенклатура;

8.       Рухи ДоходиФитрати - Інші активи/пасиви;

9.       Виторг i собівартість продажів (обороти між контрагентом  і номенклатурою);

10.   Купівлі (обороти між контрагентом i номенклатурою).

Саме за даними цих регістрів формуються бухгалтерські проводки. Дані цих же регістрів використовуються  і для формування оперативних звітів.

Назви цих регістрів відображають їх суть – в них, у вигляді подвійного запису (як в проводках), зберігаються обороти між контрагентами, номенклатурою, грошовими коштами, доходами/витратами, іншими активами/пасивами) з потрібною деталізацією. В ycix цих регістрах є дані, що зберігають вартісну оцінку рухів для регламентованого обліку.

Для виведення даних в оперативних звітах в розрізах наближених до рахунків бухгалтерського обліку i подальшого формування проводок, треба налаштувати правила відображення документів у регламентованому обліку, тобто налаштувати  використання рахунків бухгалтерського обліку.

Для цього зручно використовувати обробку «Настройка відображення документів в регламентованому обліку».   В ній можна налаштувати рахунки обліку для всіх груп обліку: Власна номенклатура, Номенклатура передана на комісію, ТМЦ в експлуатації, Грошові кошти, Подарункові сертифікати, Розрахунки з контрагентами, Доходи, Витрати.

<br>

Для деяких об'єктів обліку (наприклад, для банківських рахунків, статей витрат, статей доходів), рахунки обліку можна вказати  безпоседньо в самій картці об’єкту.

Важливість налаштування Груп фінансового обліку (ГФО)

В розділі налаштувань «Фінансовий результат і контролінг» є настройка, яка вмикає використання «Груп фінансового обліку». Вона відповідає за можливість розподілу номенклатури та розрахунків з  контрагентами за групами фінансового обліку. Ми рекомендуємо ОБОВ’ЯЗКОВО вмикати цю функцію.

Вмикання груп фінансового обліку

Як ми казали вище, аналіз даних регламентованого обліку можна i треба здійснювати протягом періоду за допомогою звітів оперативного обліку, налаштованих на відображення даних регламентованого обліку. Використання груп фінансового обліку значно полегшує цю задачу. Про налаштування таких звітів, і роботу з ними ми розповімо в окремих статтях.

Звірка оперативного та регламентованого обліку

Також для аналізу регламентованих даних можна використовувати звіт  «Звірка оперативного та регламентованого обліку», який надає змогу для кожного розділу обліку побачити обороти в розрізі рахунків бухгалтерського обліку.

Звіт «Звірка оперативного та регламентованого обліку».

В цьому звіті, до формування проводок, треба аналізувати лише показники оперативного обліку. Для співставлення даних оперативного обліку з бухгалтерськими рахунками використовуються правила відображення в регламентованому обліку.

Робоче місце «Відображення документів в регламентованому обліку»

Для зручності налаштування, контролю, і формування проводок за документами оперативного обліку в програмі також є спеціалізоване робоче місце «Відображення документів в регламентованому обліку».

Робоче місце «Відображення документів в регламентованому обліку».

У цьому робочому місці можна:  

1.   Переглянути списки документів, які:

-   очікують відображення в регл. обліку;

-   вже відображені в регл. обліку;

-   не вдалося відобразити в регл. обліку через ненастроені рахунки обліку;

-   потребують перевірки i вже перевірені (за умови використання сервісу перевірки);

2.  Переглянути список документів «Ручна операція»;

3. Переглянути списки документів, в яких проводки скориговані вручну (за  умови увімкненої константи «Використовувати ручні зміни проводок»);

4.  Перейти до налаштування порядку відображення документів у регл. обліку;

5.  Відобразити документи у регл. обліку;

6.  Налаштувати автоматичне формування проводок за розкладом.

Також ця обробка автоматично здійснює:

•         контроль     повноти      налаштувань      рахунків      обліку     для    формування проводок;

•         моніторинг стану закриття місяця, оскільки коректні проводки за усіма операціями оперативного обліку можна сформувати лише після виконання всіх регламентних процедур, зокрема після розрахунку собівартості.

Сам процес відображення документів в регламентованому обліку входить до складку регламентних операцій з закриття місяця, як один з його етапів.  Тому запустити формування проводок можна як з робочого місця «Відображення документів в регламентованому обліку», так і з  робочого місця «Регламентні операції з закриття місяця».

Робоче місце «Регламентні операції з закриття місяця»

Регламентні операції із закриття місяця та фінансовий результат

Виконання обробки «Регламентні операції з закриття місяця» є обов’язковою процедурою при закритті місяця. Наступним етапом, після формування проводок, вона здійснює процедуру формування фінансового результату - закриття доходів і витрат на 79 рахунок. Ця процедура створює документ «Регламентна операція», з видом операції «Формування фінансового результату». Наприкінці року ще й створюються такий документ з видом операції «Закриття року», яка закриває 79 рахунок на 44.

В налаштуваннях розділу «Регламентований облік» можна увімкнути додаткові сервісні функції, які надають змогу:

-          вручну редагувати сформовані автоматично проводки оперативних  документів;

-          блокувати зміну/проведеня оперативних документів, коли вже сформовані проводки (встановлення бухгалтером позначки про  перевірку);

Налаштування розділу «Регламентований облік»

Для відображення в бухгалтерському обліку проводок за операціями, для яких не передбачено документ оперативного обліку, використовуються звичний нам документ «Операція (регламентований облік)».  В цьому документі  не рекомендується використовувати рахунки, операції за якими реєструються документами оперативного обліку (рахунки обліку запасів, доходів, витрат, розрахунків з контрагентами, грошових коштів).

Створення ручних проводок за такими рахунками не впливає на механізми оперативного обліку (розрахунок собівартості, визначення залишків тощо), отже це може призвести до розбіжностей залишків між оперативним i бухгалтерським обліком. Впливає це лише на бухгалтерську звітність. В документі такі рахунки позначаються особливою відміткою

Відмічення рахунків небажаних для використання в Операції

Документом Операція, як і в BAS Бухгалтерія,  можна сторнувати проводки документів (створювати коригуючі проводки). Операцію можна створити як вручну, так і  шляхом введення на підставі іншого документа   з форми   перегляду проводок документу. В будь-якому випадку, документ зафіксує лише бухгалтерські проводки i не вплине на оперативний облік.

Створення Операції з проводок документу.

При перепроведені будь-якого оперативного документу проводки видаляються і ïx потрібно формувати заново. Після ручного коригування проводок будь-які зміни оперативного документа, i навіть його перепроведення не впливають на проводки документа, тобто i проводки доведеться коригувати вручну (як і в BAS Бухгалтерії).

Коли виконуються ручне коригування, відповідальність за коректність проводок цілком лягає на бухгалтера. Рекомендується писати в коментарі хто, навіщо i які проводки змінив. Записати коментар система пропонує автоматично.

Окрім робочого місця «Відображення документів в регламентованому обліку», для контролю актуальності відображення документів в бух. обліку можна скористатись «Журналом документів регламентованого обліку», де відбиваються всі документи оперативного обліку i можна побачити статуси відображення документів: До відображення, Відображено, Відображено вручну. В формі журналу передбачені команди для відображення i зняшя відображення документі в обліку.

&nbsp;Журнал документів регламентованого обліку.

Отже, в програмі передбачена низка інструментів для полегшення роботи з проводками:

1.   Механізм регламентних завдань, який за розкладом буде формувати проводки по проведених первинних документах;

2.  Ручне формування  проводок в документі по кнопці «Відобразити в регл. обліку» - для миттєвої перевірки, які рахунки будуть використані в проводках конкретного документу;

3.  Обробка/робоче місце «Настройка відображення документів в регламентованому обліку» - для налаштування рахунків обліку різних груп обліку;

4.  Звіт «Звірка оперативного та регламентованого обліку» - для співставлення даних оперативного обліку з бухгалтерськими рахунками;

5.  Обробка/робоче місце «Відображення документів в регламентованому обліку» - для зручності налаштування, контролю, і формування проводок за первинними документами;

6. Обробка/робоче місце  «Регламентні операції з закриття місяця» - переформовує проводки з урахуванням розрахованої собівартості, повторно перевіряє чи по всіх документах сформовані проводки, формує фінансовий результат;

7. В документі Операція підсвічуються рахунки, які не бажано використовувати в ручних проводках;

8. Обробка/робоче місце «Журнал документів регламентованого обліку» - де по всіх документах можна побачити їхні статуси відносно сформованості проводок, і перевірки документів.

9. Звіти оперативного обліку налаштовуються для виведення даних оперативного обліку в форматі регламентованого обліку;

10. Присутні всі стандартні звіти з програми BAS Бухгалтерії.

Фокус роботи бухгалтера в цій обліковій системі зміщується з рознесення первинних документів, на контроль їх відображення. Розробники доклали максимум зусиль, і надали безліч інструментів, щоб програма була максимально інформативною і зручною в роботі. Щоб ніщо не загубилося і не залишилося поза увагою бухгалтерії.

Часті питання про облік та проводки в BAS КУП

1. Чому при проведенні документа в BAS КУП не формуються бухгалтерські проводки?

  Це не помилка, а особливість архітектури програми. У BAS КУП (та BAS ERP) діє принцип «відкладеного проведення». Спочатку документ фіксує дані в оперативному обліку (для менеджерів та управлінців). Проводки в регламентованому (бухгалтерському) обліку формуються окремо: або фоновим завданням за розкладом, або під час процедури закриття місяця. Щоб побачити проводки терміново, натисніть кнопку «Дт/Кт» у документі та оберіть «Відобразити в регл. обліку».

2. Де в документах вказувати рахунки бухгалтерського обліку?

  У більшості документів BAS КУП (наприклад, «Реалізація товарів і послуг» чи «Надходження товарів») немає поля для вибору рахунку обліку. Рахунки налаштовуються централізовано через Групи фінансового обліку (ГФО) для номенклатури та розрахунків з партнерами. Це дозволяє менеджерам не думати про бухгалтерію, а програмі — автоматично підставляти потрібні рахунки на етапі фомування проводок.  

3. Як перевірити, чи збігаються дані оперативного та бухгалтерського обліку?

  Для цього існує спеціальний звіт «Звірка оперативного та регламентованого обліку». Він показує розбіжності між управлінськими даними та тим, що потрапило на бухгалтерські рахунки. Ми рекомендуємо формувати цей звіт перед закриттям місяця, щоб вчасно виявити помилки в налаштуваннях ГФО або ручних коригуваннях.  

4. Чи обов'язково запускати процедуру «Закриття місяця»?

  Так, це критично важливо. Без виконання регламентних операцій із закриття місяця у вас не буде розрахована коректна собівартість товарів, не закриються витратні рахунки (91, 92, 93) і не сформується фінансовий результат. Без цієї процедури бухгалтерська звітність буде недостовірною.

Переходьте на BAS КУП разом з Evsesvit

  Перехід на BAS КУП відкриває величезні можливості, але налаштування коректних схем відображення проводок вимагає ювелірної точності. Не дозволяйте технічним нюансам впливати на достовірність вашого балансу - зверніться до сертифікованих фахівців Evsesvit. Ми допоможемо ідеально налаштувати облікову політику, автоматизувати формування проводок на основі оперативного контуру та навчимо персонал уникати помилок у складній архітектурі системи. Замовте аудит або налаштування BAS КУП вже сьогодні, щоб бути впевненими у кожній цифрі вашої регламентованої звітності.