Бухгалтерський облік і проводки в BAS КУП

Дана стаття готувалася з використанням прикладного рішення BAS Комплексне управління підприємством редакція 2.5. Але викладений в ній матеріал актуальний і для BAS КУП редакції 2.1 і для BAS ERP.

Щоб зрозуміти особливості регламентованого  облік в BAS КУП (чому він саме такий),  потрібно визначити його призначення в програмі. Регламентований облік в BAS КУП НЕ призначений для аналізу показників діяльності компанії. Він призначений для обліку діяльності підприємства відповідно до вимог законодавства, а саме:

-             Формування проводок для відображення подій господарської діяльності підприємства в бухгалтерському обліку (цей процес ми і розглянемо в статті);

-             Обліку ПДВ;

-             Обліку необоротних активів;

-             Формування бухгалтерської звітності.

Всі бухгалтерські проводкив BAS КУП присвячений одній меті – подати бухгалтерську і податкову звітність. Вони не призначені для аналізу стану взаєморозрахунків з контрагентами, складських залишків, собівартості продукції,  доходів і витрат, розрахунків по заробітній платі з працівниками … тощо. ТІЛЬКИ ДЛЯ ФОРМУВАННЯ БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЗВІТНОСТІ.

Саме тому на рахунках бухгалтерського обліку в BAS КУП мінімальна кількість аналітик (субконто).

Саме тому бухгалтерські проводки не формуються в момент проведення документів (за деякими виключеннями), а формуються регламентними завданнями за розкладом, або в кінці місяця.

От в BAS Бухгалтерії нема всіх цих наворотів з різними підсистемами, замовленнями, ордерної схеми обліку для складів, заявок на витрачання грошових коштів, механізмів погодження документів, контролю виконання замовлень, забезпечення … і т.д. В BAS Бухгалтерії є тільки документи необхідні для ведення бухгалтерського обліку, які формують бухгалтерські проводки, а на підставі тих проводок з одних документів формуються проводки в інших документах. І для контролю і аналізу, є тільки бухгалтерські звіти.  Тому всі ці документи мають формувати проводки одразу в момент проведення.

BAS Бухгалтерії створена, як ви вже догадалися з назви, для роботи в програмі бухгалтерів. А BAS Комплексне управління підприємством, як ви вже здогадалися з назви, створене для роботи в програмі всього підприємства (більш детальніше про Кому підійде BAS КУП? тут). І так як різні відділи підприємства будуть розносити в базі більшість первинних документів, і контролювати данні по своїх ділянках, то  роль бухгалтера в BAS КУП дещо змінюється, в порівнянні з роллю в BAS Бухгалтерія. В BAS КУП з бухгалтера знімається навантаження по рознесенню первинних документів (звичайно не повністю), і увага зміщується в бік налаштування відображення вже існуючих документів в бухгалтерському обліку, і аналізу цих даних тільки в контексті подання бухгалтерської і податкової звітності. Звичайно, на підприємстві має залишатися здорова комунікація між відділами, в процесі якої бухгалтер разом з відповідальними на місцях зможуть підтримувати порядок в різних ділянках обліку.

Є три види документів, що формують бухгалтерські проводки в BAS КУП:

•             документи оперативного обліку i регламентні документи щодо закриття місяця (це основна маса документообороту підприємства);

•             документи обліку необоротних активів;

•             бухгалтерські операцій (Операція РО).

Як ми вже казали вище, при роботі в BAS КУП основну масу оперативних документів має розносити не бухгалтерія, а ті працівники, що забезпечують оперативну діяльність підприємства:

-   Менеджери по закупівлях формують замовлення постачальникам  і розносять прибуткові накладні, контролюють стан взаєморозрахунків з постачальниками;

-   Комірники працюють з прибутковими і видатковими ордерами по складу (за умови використання ордерної схеми документообороту);

-   Менеджери з продажів формують замовлення покупців, контролюють надходження оплат і відвантаження замовлень;

-   Кадрова служба і розраховувачі зарплати займаються прийомом-звільненням працівників, нараховують відпустки, лікарняні, зарплату, формують відомості на виплату зарплати

-   і т.д.

Всі ці люди створюють документи, проводять їх, бачать як змінюється інформація в оперативних звітах після проведення документів, аналізують дані по своїх напрямках, але проведені ними документи не формують бухгалтерські проводки одразу.

Постає логічне питання: «А що має робити в базі бухгалтер? де йому побачити бухгалтерську інформацію, і  як її перевіряти?»  -  Аналіз даних регламентованого обліку можна  здійснювати протягом періоду (до закриття місяця i формування проводок) за допомогою ОПЕРАТИВНИХ ЗВІТІВ, налаштованих на відображення даних регламентованого обліку. БЕЗ ПАНІКИ! Звичні для бухгалтера звіти, такі як Оборотно-сальдова відомість, Аналіз рахунку, Картка рахунку... і всі інші звіти що є в BAS Бухгалтерія тут теж присутні – в повному обсязі і з повним функціоналом. Та через особливості механізму формування проводок, скористатися цими звітами ми можемо не раніше зведення даних для закриття періоду, коли будуть сформовані проводки по документах оперативного контуру. В програмі можна налаштувати регламентне завдання, яке буде формувати проводки в документах хоч кожну хвилину, та це  не найкраще рішення, яке буде тільки «тормозити» роботу системи (але  формування проводок в кінці кожного дня має право бути). Проводки будуть часто формуватися без сум або з неактуальними сумами, тому що, наприклад, для формування проводок списання запасів, потрібно щоб система спочатку порахувала собівартість цих запасів, а вона (собівартість) рахується теж регламентними операціями в кінці місяця… або за розкладом.

 Проте, за потреби, для контролю, проводки  можна сформувати безпосередньо в конкретному документі за кнопкою «Відобразити в регл. обліку». Чисто для перевірки, подивитися чи він взагалі формує проводки і не видає помилки.

Рис 1. Ручне відображення документу в бухгалтерських проводках.

Дані регламентованого обліку, за якими формуються проводки, зберігаються в регістрах оперативного обліку:

1.       Рухи Грошові кошти — Контрагент;

2.       Рухи Грошові кошти — Грошові кошти;

3.       Рухи Контрагент — Контрагент;

4.       Рухи Грошові кошти — Доходи/Витрати;

5.       Рухи Контрагент — Доходи/Витрати;

6.       Рухи Номенклатура — Доходи/Витрати;

7.       Рухи Номенклатура — Номенклатура;

8.       Рухи ДоходиФитрати — Інші активи/пасиви;

9.       Виторг i собівартість продажів (обороти між контрагентом  і         номенклатурою);

10.   Купівлі (обороти між контрагентом i номенклатурою).

Саме за даними цих регістрів формуються бухгалтерські проводки. Дані цих же регістрів використовуються  і для формування оперативних звітів.

Назви цих регістрів відображають їх суть – в них, у вигляді подвійного запису (як в проводках), зберігаються обороти між контрагентами, номенклатурою, грошовими коштами, доходами/витратами, іншими активами/пасивами) з потрібною деталізацією. В ycix цих регістрах є дані, що зберігають вартісну оцінку рухів для регламентованого обліку.

Для виведення даних в оперативних звітах в розрізах наближених до рахунків бухгалтерського обліку i подальшого формування проводок, треба налаштувати правила відображення документів у регламентованому обліку, тобто налаштувати  використання рахунків бухгалтерського обліку. Для цього зручно використовувати обробку «Настройка відображення документів в регламентованому обліку».   В ній можна налаштувати рахунки обліку для всіх груп обліку: Власна номенклатура, Номенклатура передана на комісію, ТМЦ в експлуатації, Грошові кошти, Подарункові сертифікати, Розрахунки з контрагентами, Доходи, Витрати.

Рис. 2. 

Для деяких об'єктів обліку (наприклад, для банківських рахунків, статей витрат, статей доходів), рахунки обліку можна вказати  безпоседньо в самій картці об’єкту.

В розділі налаштувань «Фінансовий результат і контролінг» є настройка, яка вмикає використання «Груп фінансового обліку». Вона відповідає за можливість розподілу номенклатури та розрахунків з  контрагентами за групами фінансового обліку. Ми рекомендуємо ОБОВ’ЯЗКОВО вмикати цю функцію.

Рис.3. Вмикання груп фінансового обліку

Як ми казали вище, аналіз даних регламентованого обліку можна i треба здійснювати протягом періоду за допомогою звітів оперативного обліку, налаштованих на відображення даних регламентованого обліку. Використання груп фінансового обліку значно полегшує цю задачу. Про налаштування таких звітів, і роботу з ними ми розповімо в окремих статтях.

Також для аналізу регламентованих даних можна використовувати звіт  «Звірка оперативного та регламентованого обліку», який надає змогу для кожного розділу обліку побачити обороти в розрізі рахунків бухгалтерського обліку.

Рис.4.  Звіт «Звірка оперативного та регламентованого обліку».

В цьому звіті, до формування проводок, треба аналізувати лише показники оперативного обліку. Для співставлення даних оперативного обліку з бухгалтерськими рахунками використовуються правила відображення в регламентованому обліку.

Для зручності налаштування, контролю, і формування проводок за документами оперативного обліку в програмі також є спеціалізоване робоче місце «Відображення документів в регламентованому обліку».

Рис.5. Робоче місце «Відображення документів в регламентованому обліку».

У цьому робочому місці можна:  

1.   Переглянути списки документів, які:

-   очікують відображення в регл. обліку;

-   вже відображені в регл. обліку;

-   не вдалося відобразити в регл. обліку через ненастроені рахунки обліку;

-   потребують перевірки i вже перевірені (за умови використання сервісу перевірки);

2.  Переглянути список документів «Ручна операця»;

3. Переглянути списки документів, в яких проводки скориговані вручну (за  умови увімкненої константи «Використовувати ручні зміни проводок»);

4.  Перейти до налаштування порядку відображення документів у регл. обліку;

5.  Відобразити документи у регл. обліку;

6.  Налаштувати автоматичне формування проводок за розкладом.

Також ця обробка автоматично здійснює:

•         контроль     повноти      налаштувань      рахунків      обліку     для    формування проводок;

•         моніторинг стану закриття місяця, оскільки коректні проводки за усіма операціями оперативного обліку можна сформувати лише після виконання всіх регламентних процедур, зокрема після розрахунку собівартості.

Сам процес відображення документів в регламентованому обліку входить до складку регламентних операцій з закриття місяця, як один з його етапів.  Тому запустити формування проводок можна як з робочого місця «Відображення документів в регламентованому обліку», так і з  робочого місця «Регламентні операції з закриття місяця».

Рис.6. Робоче місце «Регламентні операції з закриття місяця»

Виконання обробки «Регламентні операції з закриття місяця» є обов’язковою процедурою при закритті місяця. Наступним етапом, після формування проводок, вона здійснює процедуру формування фінансового результату - закриття доходів і витрат на 79 рахунок. Ця процедура створює документ «Регламентна операція», з видом операції «Формування фінансового результату». Наприкінці року ще й створюються такий документ з видом операції «Закриття року», яка закриває 79 рахунок на 44.

В налаштуваннях розділу «Регламентований облік» можна увімкнути додаткові сервісні функції, які надають змогу:

-          вручну редагувати сформовані автоматично проводки оперативних  документів;

-          блокувати зміну/проведеня оперативних документів, коли вже сформовані проводки (встановлення бухгалтером позначки про  перевірку);

Рис.7. Налаштування розділу «Регламентований облік»

Для відображення в бухгалтерському обліку проводок за операціями, для яких не передбачено документ оперативного обліку, використовуються звичний нам документ «Операція (регламентований облік)».  В цьому документі  не рекомендується використовувати рахунки, операції за якими реєструються документами оперативного обліку (рахунки обліку запасів, доходів, витрат, розрахунків з контрагентами, грошових коштів). Створення ручних проводок за такими рахунками не впливає на механізми оперативного обліку (розрахунок собівартості, визначення залишків тощо), отже це може призвести до розбіжностей залишків між оперативним i бухгалтерським обліком. Впливає це лише на бухгалтерську звітність. В документі такі рахунки позначаються особливою відміткою

Рис. 8. Відмічення рахунків небажаних для використання в Операції

Документом Операція, як і в BAS Бухгалтерія,  можна сторнувати проводки документів (створювати коригуючі проводки). Операцію можна створити як вручну, так і  шляхом введення на підставі іншого документа   з форми   перегляду проводок документу. В будь-якому випадку, документ зафіксує лише бухгалтерські проводки i не вплине на оперативний облік.

Рис 9. Створення Операції з проводок документу.

При перепроведені будь-якого оперативного документу проводки видаляються і ïx потрібно формувати заново. Після ручного коригування проводок будь-які зміни оперативного документа, i навіть його перепроведення не впливають на проводки документа, тобто i проводки доведеться коригувати вручну (як і в BAS Бухгалтерії).

Коли виконуються ручне коригування, відповідальність за коректність проводок цілком лягає на бухгалтера. Рекомендується писати в коментарі хто, навіщо i які проводки змінив. Записати коментар система пропонує автоматично.

Окрім робочого місця «Відображення документів в регламентованому обліку», для контролю актуальності відображення документів в бух. обліку можна скористатись «Журналом документів регламентованого обліку», де відбиваються всі документи оперативного обліку i можна побачити статуси відображення документів: До відображення, Відображено, Відображено вручну. В формі журналу передбачені команди для відображення i зняшя відображення документі в обліку.

Рис. 10. Журнал документів регламентованого обліку.

Отже, в програмі передбачена низка інструментів для полегшення роботи з проводками:

1.   Механізм регламентних завдань, який за розкладом буде формувати проводки по проведених первинних документах;

2.  Ручне формування  проводок в документі по кнопці «Відобразити в регл. обліку» - для миттєвої перевірки, які рахунки будуть використані в проводках конкретного документу;

3.  Обробка/робоче місце «Настройка відображення документів в регламентованому обліку» - для налаштування рахунків обліку різних груп обліку;

4.  Звіт «Звірка оперативного та регламентованого обліку» - для співставлення даних оперативного обліку з бухгалтерськими рахунками;

5.  Обробка/робоче місце «Відображення документів в регламентованому обліку» - для зручності налаштування, контролю, і формування проводок за первинними документами;

6. Обробка/робоче місце  «Регламентні операції з закриття місяця» - переформовує проводки з урахуванням розрахованої собівартості, повторно перевіряє чи по всіх документах сформовані проводки, формує фінансовий результат;

7. В документі Операція підсвічуються рахунки, які не бажано використовувати в ручних проводках;

8. Обробка/робоче місце «Журнал документів регламентованого обліку» - де по всіх документах можна побачити їхні статуси відносно сформованості проводок, і перевірки документів.

9. Звіти оперативного обліку налаштовуються для виведення даних оперативного обліку в форматі регламентованого обліку;

10. Присутні всі стандартні звіти з BAS Бухгалтерії.

Фокус роботи бухгалтера в цій обліковій системі зміщується з рознесення первинних документів, на контроль їх відображення. Розробники доклали максимум зусиль, і надали безліч інструментів, щоб програма була максимально інформативною і зручною в роботі. Щоб ніщо не загубилося і не залишилося поза увагою бухгалтерії.

 Маєте ще питання?Звертайтесь до наших спеціалістів за телефоном +380937517414 або залишайте заявку на сайті.