Електронний документообіг у BAS через FREDO

Електронний документообіг у BAS через FREDO: як відмовитися від паперу та пришвидшити роботу з контрагентами

У світі, де бізнес-процеси прискорюються щосекунди, паперова волокіта стає критичним гальмом для розвитку. Якщо ваш бухгалтер досі витрачає години на друк актів, пошук печатки, пакування конвертів та очікування кур’єра, ви втрачаєте гроші. Рішення лежить у площині цифрової трансформації: електронний документообіг (ЕДО) у BAS через сервіс FREDO.

У цій статті ми розберемося, чому зв’язка BAS + FREDO є золотим стандартом для українського бізнесу, як законно відмовитися від паперу та чому професійне впровадження від компанії Evsesvit - це інвестиція, що окупається в перші місяці роботи.

Чому паперовий документообіг - це дорого та небезпечно?

Більшість керівників оцінюють вартість паперового документа лише за ціною аркуша паперу. Проте реальні витрати включають:

1. Витратні матеріали: тонер, обслуговування принтерів, папки, архіватори.
2. Логістика: послуги «Нової Пошти» або кур’єрів (від 60 до 100 грн за один пакет документів).
3. Час персоналу: підготовка, підписання, контроль повернення підписаного примірника.
4. Ризики: втрата документів при пересиланні, пошкодження в архіві, штрафи від податкової через відсутність оригіналу «первинки».

Електронний документообіг у BAS вирішує ці проблеми одним натисканням кнопки.

Що таке FREDO і як воно працює в екосистемі BAS?

FREDO - це лінійка сервісів, що інтегруються безпосередньо в програмні продукти BAS (Business Automation Software). Це не просто сторонній додаток, а частина вашої облікової системи.

Основні компоненти сервісу:

1. FREDO ДокМен: сервіс для обміну будь-якими електронними документами з контрагентами (акти, рахунки, накладні, договори).
2. FREDO Звіт: модуль для подання звітності в державні органи, реєстрації податкових накладних та акцизів.

Завдяки прямій інтеграції, вам не потрібно вивантажувати файли у форматі XML, щоб завантажити їх в іншу програму. Все відбувається в єдиному вікні вашої BAS.

Юридична сила електронних документів в Україні

Багато підприємців побоюються: «А що скаже податкова?». Відповідь чітко прописана в законодавстві:

1. Закон України №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
2. Закон України №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги».

Електронний документ, підписаний за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису), має таку ж юридичну силу, як і паперовий з мокрою печаткою. Більше того, у разі перевірки ДПС, ви надаєте електронні архіви, які набагато легше систематизувати, ніж тисячі сторінок у коробках.

Переваги використання FREDO ДокМен для вашого бізнесу

1. Миттєва доставка

Ваш контрагент отримує рахунок або акт через секунду після того, як ви натиснули «Підписати та надіслати». Це скорочує цикл оплати (DSO) і покращує ліквідність компанії.

2. Автоматичне створення вхідних документів

Це «кілер-фіча» для бухгалтера. Коли ви отримуєте вхідний документ від постачальника через FREDO, система BAS пропонує автоматично створити на його основі документ в обліку. Жодних помилок ручного введення!

3. Єдине сховище КЕП

Ви можете використовувати ключі будь-яких акредитованих центрів (АЦСК Україна, ПриватБанк, Дія тощо) безпосередньо в інтерфейсі BAS.

4. Прозорий контроль статусів

Ви завжди бачите: чи доставлений документ, чи переглянув його клієнт і чи підписав. Більше ніяких дзвінків із питанням: «А ви отримали наш акт?».

Як впровадити ЕДО: шлях до безпаперового офісу з Evsesvit

Перехід на електронний документообіг - це не лише технічне налаштування, а й зміна внутрішніх регламентів. Саме тому бізнес обирає команду Evsesvit.

Чому варто звернутися до компанії Evsesvit?

Компанія Evsesvit - це експерти в автоматизації бізнесу з багаторічним досвідом. Вони не просто «встановлюють програму», а вибудовують ефективну систему.

1. Комплексний аудит: Фахівці Evsesvit проаналізують вашу поточну конфігурацію BAS ( BAS Бухгалтерія, BAS Малий бізнес, BAS КУП тощо) та підберуть оптимальний пакет FREDO.
2. Професійне налаштування: Інтеграція КЕП, налаштування поштових з’єднань та прав доступу для співробітників.
3. Навчання персоналу: Ваш бухгалтер не залишиться сам на сам із новою кнопкою. Команда Evsesvit проведе інструктаж та надасть зрозумілі пам’ятки.
4. Підтримка та оновлення: Законодавство змінюється, версії програм оновлюються. З Evsesvit ваша система завжди буде актуальною.

Технічні нюанси: як налаштувати FREDO у BAS

Процес підключення, який виконують спеціалісти Evsesvit, зазвичай включає такі етапи:

1. Перевірка ліцензії: Перевірка наявності діючого договору супроводу (ІТС/КП), що дає право на пільгове використання FREDO.
2. Активація сервісу: Налаштування параметрів підключення в самій базі BAS.
3. Завантаження сертифікатів КЕП: Інтеграція підписів директора, бухгалтера та печатки установи.
4. Тестовий обмін: Відправка першого документа дружньому контрагенту для перевірки коректності відображення візуальної форми.

Економічний ефект: розрахунок окупності

Давайте порахуємо. Середнє підприємство відправляє 200 пакетів документів на місяць.

1. Паперовий варіант: 200 шт * 80 грн (друк + кур’єр + час) = 16 000 грн/міс.
2. Електронний варіант з FREDO: Вартість підписки на місяць фіксована (залежить від пакета), а вартість відправки одного документа часто дорівнює 0 або ліченим копійкам.

Висновок: Впровадження ЕДО через спеціалістів Evsesvit окупається вже за перший місяць активної роботи за рахунок економії на логістиці.

Робота з контрагентами, у яких немає FREDO

Одне з найчастіших питань: «Що робити, якщо мій клієнт використовує M.E.Doc або іншу систему?». FREDO входить у мережу обміну електронними документами ПТАХ. Це означає, що ви можете вільно обмінюватися документами з користувачами:

1. M.E.Doc;
2. SOTA;
3. FlyDoc.

Це робить FREDO універсальним інструментом, що покриває понад 90% активного бізнесу в Україні.

Тренди 2026: Чому зволікати більше не можна?

Державна політика України спрямована на повну цифровізацію (режим "Paperless"). Вже сьогодні податкова звітність, акцизи та ТТН переходять в електронний вигляд. Бізнес, який ігнорує ці зміни, ризикує стати нецікавим для великих партнерів та інвесторів.

Завдяки компанії Evsesvit, ви можете стати лідером цифрових змін у своїй ніші вже сьогодні. Надійна підтримка на сайті evsesvit.com гарантує, що ваш перехід буде безболісним та швидким.

Висновок

Електронний документообіг у BAS через FREDO - це інструмент, який перетворює бухгалтерію з «центру витрат» на «центр ефективності». Ви отримуєте швидкість, безпеку та значну економію ресурсів.

Не намагайтеся налаштувати складні системи самотужки. Довірте це професіоналам. Звертайтеся до Evsesvit і почніть історію успіху вашого безпаперового офісу прямо зараз.

Порада від експертів Evsesvit:

Почніть перехід на ЕДО з одного відділу або одного великого контрагента. Як тільки ви відчуєте зручність «підпису за секунду», повернення до паперу стане неможливим!