Резерв відпусток для програми BAS Управління торговим підприємством (BAS УТП)

Автоматизація резерву відпусток в BAS УТП: як спростити розрахунок та облік

Чому типовий функціонал BAS УТП не підходить?

Бухгалтери, які ведуть облік у програмі "BAS Управління торговим підприємством" (BAS УТП), добре знають ціну щомісячного закриття періоду. Ручний розрахунок резервів часто перетворюється на виснажливу рутину, що забирає години робочого часу та створює ризик прикрих помилок у звітності.

Типовий функціонал BAS УТП на жаль, обмежений: він дозволяє лише списувати суми за рахунок резерву, але не нараховувати їх автоматично. Через це бухгалтеру доводиться самостійно вираховувати середню зарплату, контролювати залишки днів та вручну створювати операції.

Ми пропонуємо рішення - модуль "Блок розрахунку та обліку резервів відпусток". Це інструмент, який перетворює хаос на чітку систему. Наш модуль автоматизує весь ланцюжок: від коректного відображення витрат на оплату праці до формування проводок на рахунок 471 ("Забезпечення виплат відпусток").

Чому це важливо для вашого обліку? Впровадження модуля гарантує точність даних не лише в бухгалтерському, а й у податковому обліку. Алгоритм роботи включає:

1. Щомісячну інвентаризацію забезпечення (перерахунок залишків відпусток по кожному співробітнику).
2. Автоматичне коригування резерву (донарахування або сторнування) залежно від зміни середнього заробітку.
3. Врахування податкового навантаження через коефіцієнт резервування (включаючи ЄСВ).

Більше не потрібно хвилюватися, що сума резерву не відповідатиме реальним зобов'язанням перед працівниками.

Можливості модуля "Резерв відпусток" від Evsesvit

- автоматизований розрахунок сум резерву відпусток у розрізі співробітників та видів відпусток;

- автоматизований облік залишків днів відпусток в розрізі співробітників і видів відпусток;

- при розрахунку резерву враховуються не лише суми відпускних, а й нарахування ЄСВ на ФОП за цими відпускними;

- можливість ведення резерву відпусток не лише по відпустках що рахуються пропорційно часу роботи (як основна щорічна відпустка), а й по соціальних відпустках на дітей (нараховується 10 днів на початку року);

- на період відпустки для догляду за дитиною до 3-х років, або мобілізації, можна призупинити нарахування днів відпусток і розрахунок сум резерва по працівнику, і відновити цей розрахунок після повернення працівника до роботи на підприємстві;

- автоматична інвентаризація резерву відпустки в кінці кожного місяця;

- сума резерву завжди максимально наближена до реальної середньої зарплати за кожним співробітником та його залишками днів невикористаної відпустки;

- наявність друкованої форми Розрахунку резерву;

- наявність звітів, у яких можна проаналізувати нарахування та використання резерву відпусток;

- мінімальне втручання в типовий функціонал програми, що не ускладнює процес встановлення оновлень;

Як працює розрахунок (алгоритм та формули).

Рис 1. Формула розрахованого резерву.

Сума розрахованого резерву дорівнює Сума необхідного резерву на кінець місяця відняти Сума наявного резерву.

Рис 2. Форма документа «Розрахунок резерва документів»

Сума необхідного резерву на кінець періоду розраховується за формулою

Рис 3. Розрахунок суми резерву відпусток на кінець місяця

Сума необхідного пезерву на кінець місяця дорівнює Залишок днів відпустки на кінець періоду потрібно помножити на  Середньоденний заробіток працівника та додати ЄСВ на суму резерву.

Розрахунок суми середньої для формування резерву відбувається у документі «Нарахування відпустки працівникам організацій».

 Програмно створюється «технічний» документ Нарахування відпустки, в який по черзі підставляється кожен співробітник і проводиться розрахунок Середньої. Отримана середня підставляється  у колонку «Середня з/п за останні 12 міс».

Рис 4. Візуалізація даних розрахунку середньої

Залишок зароблених днів відпустки для розрахунку резерву на кінець періоду

Залишок зароблених днів відпустки для розрахунку резерву на кінець періоду розраховується як "Невикористані дні відпустки на початок місяця" плюс "Зароблені дні відпустки за місяць" мінус "Використані дні відпустки за місяць".

Зароблені дні відпустки за місяць

Зароблені дні відпустки за місяць (окрім соціальної відпустки) розраховуються пропорційно кількості відпрацьованих календарних днів в періоді від початку року (чи дати прийому на роботу, чи дати відновлення розрахунку резерва) (за мінусом днів відпусток за власний рахунок), до кількості календарних днів в році.

Рис 5. Формула розрахунку зароблених днів відпустки за місяць

Належить днів відпустки на рік розділити на Кількість календарних днів в році (без свят), потім помножити Кількість днів в перріоді від початку року (без днів за власний рахунок) та відмінусувати Кількість вже нарахованих днів.

Рис 6. Візуалізація розрахунку днів резерву відпусток

Друкована форма

З проведеного документа «Розрахунок резерву відпусток»  можна сформувати друковану форму

Рис 7. Друкована форма документу «Розрахунок резерву відпусток»

Окрім друкованої форми, залишок сум резерву можна побачити в «Оборотно-сальдовій відомості» за рахунком 471

Рис 8. Оборотно-сальдова відомість по 471 рахунку

та у звіті «Нарахування та використання резерву відпусток»

Рис 9. Суми резерву відпусток в звіті «Нарахування та використання резерву відпусток»

Рис 10. Дні відпусток в звіті «Нарахування та використання резерву відпусток»

Залишок резерву відпусток на 471 рахунку ведеться зведено, в цілому по підприємству. Розшифровку по людях і видах відпусток ми можемо подивитися в аналітичному звіті «Нарахування та використання резерву відпусток». При цьому залишки  резерву в аналітичному звіті і в ОСВ по 471 рахунку будуть сходитися. 

Замовляйте блок "Резерв відпусток" в Evsesvit

Втомилися від ручного розрахунку резервів у BAS УТП та нескінченних звірок в Excel? Забудьте про складні формули та ризик механічних помилок - довірте цю рутину автоматиці. Компанія Evsesvit розробила спеціалізований модуль «Резерв відпусток», який перетворює головний біль бухгалтера на чіткий автоматизований процес: від точного обліку залишків днів і нарахування ЄСВ до формування проводок в один клік. Замовте впровадження нашого рішення вже сьогодні, щоб гарантувати ідеальну точність звітності, заощадити години робочого часу та отримати інструмент, що не конфліктує з типовими оновленнями вашої системи.  

Замовляйте блок "Резерв відпусток" на нашому сайті: https://evsesvit.com/contacts.