Податкова революція для ФОП: Як підготуватися до ПДВ та Загальної системи без хаосу в обліку та втрати даних

Український малий та середній бізнес стоїть на порозі тектонічних зрушень. Десятиліттями спрощена система оподаткування була тією "тихою гаванню", яка дозволяла підприємцям фокусуватися на розвитку, продажах та маркетингу, мінімізуючи спілкування з фіскальними органами. Проте Національна стратегія доходів до 2030 року, презентована урядом та погоджена з міжнародними партнерами, недвозначно натякає: ера пільгового "податкового раю" для ФОП добігає кінця.

Попереду гармонізація з європейським законодавством, що означає суттєве ускладнення правил гри. Багато підприємців, які звикли до простих 5% з обороту та відсутності паперової тяганини, ризикують опинитися в новій реальності Загальної системи оподаткування з ПДВ. Для власника бізнесу це означає не просто зміну ставки податку, а кардинально іншу філософію ведення обліку.

Як підготувати свій бізнес до неминучих змін? Як технічно реалізувати перехід з Єдиного податку на ПДВ, не зупиняючи торгівлю? Чому користувачам програмних рішень лінійки BAS пощастило більше за інших і як уникнути фатальної помилки зі створенням "нової бази"? У цьому лонгріді ми детально розберемо майбутні зміни та інструменти для безболісної адаптації.

Частина 1. Що готує нам податкова реформа: кінець епохи "спрощенців"?

Щоб зрозуміти масштаб виклику, варто проаналізувати вектори, закладені в державній стратегії. Основна мета - боротьба з мімікрією великого бізнесу під ФОП та забезпечення прозорості ланцюжків постачання.

Ключові зміни, до яких варто готуватися вже сьогодні:

Диференційовані ставки та "Польська модель". Звична фіксована ставка 5% для 3-ї групи може відійти в минуле. Планується впровадження диференційованих ставок залежно від виду діяльності. Торгівля може оподатковуватися за однією ставкою, а надання послуг - за значно вищою. Це змусить багатьох переглянути свою бізнес-модель.

Об'єднання 2-ї та 3-ї груп ФОП. Друга група ФОП може зникнути як явище. Усіх підприємців планують перевести в єдиний формат, що зобов'яже багатьох вести облік витрат, а не просто платити фіксований єдиний податок раз на місяць.

Примусове переведення на Загальну систему. Це найбільш болючий пункт. Підприємці, які займаються певними видами діяльності (наприклад, електроніка, складна побутова техніка, підакцизні товари) або перетнуть нові, ймовірно знижені ліміти річного обороту, будуть змушені перейти на загальну систему оподаткування.

ПДВ стає реальністю для малих. На загальній системі, якщо ваш дохід перевищує 1 млн грн за останні 12 місяців (цей поріг може змінюватися), ви зобов'язані зареєструватися платником ПДВ (Податку на додану вартість). Для більшості діючих ФОПів цей поріг долається дуже швидко.

Для бізнесу це означає одне: облік стає складнішим у рази. Якщо раніше ФОП міг вести "зошит" або просту Excel-табличку, то завтра йому знадобиться повноцінний товарно-фінансовий облік, розрахунок собівартості та суворий контроль податкових накладних.

Частина 2. ПДВ-цунамі: Що змінюється в голові та в комп'ютері

Уявіть типового ФОПа, який торгує будматеріалами чи одягом. Раніше його бухгалтерія виглядала так: отримав 10 000 грн на рахунок -> записав у книгу доходів -> сплатив 500 грн податку. Після переходу на загальну систему з ПДВ, ця ж операція перетворюється на складний квест.

Чому ПДВ та Загальна система - це складно?

Зміна методу обліку. Замість "касового методу" (гроші прийшли = дохід), вмикається метод нарахувань та правило "першої події". Податкові зобов'язання виникають або в момент отримання грошей, або в момент відвантаження товару - залежно від того, що сталося раніше.

Адміністрування ПДВ. З кожних 10 000 грн продажу вам потрібно виділити податкове зобов'язання (1666,67 грн). Але щоб не платити цю суму державі повністю, ви повинні мати "податковий кредит" - офіційно підтверджений вхідний ПДВ від ваших постачальників.

Потреба у точному розрахунку прибутку. На загальній системі податок платиться з чистого прибутку (Доходи мінус Витрати). Якщо ви не внесете в програму накладну від постачальника або неправильно розрахуєте собівартість, ви штучно завищите свій прибуток і переплатите податки.

Реєстрація накладних. Кожен продаж платнику ПДВ вимагає реєстрації податкової накладної в ЄРПН (Єдиний реєстр податкових накладних). Прострочення реєстрації тягне за собою величезні штрафи.

Головна проблема: Старі облікові програми, "самописки" або Excel фізично не здатні зв'язувати вхідний ПДВ з вихідним, контролювати першу подію та формувати декларації. Бізнесу потрібен професійний інструмент.

Частина 3. Головна помилка перехідного періоду: "Зносити все і ставити базу заново"

Коли бухгалтер або IT-спеціаліст чує про перехід ФОП з єдиного податку на загальну систему з ПДВ, часто виникає спокуса піти шляхом найменшого опору. Вони радять: > "Давайте закриємо цю базу 30-м числом, зробимо архів, а з 1-го числа створимо абсолютно чисту нову базу з новими налаштуваннями".

На перший погляд, це логічно: нове життя з чистого аркуша. Але для бізнесу це катастрофа.

Чому створення нової бази - це погана ідея?

Втрата аналітики та історії. Ви не зможете побудувати звіт "Продажі за рік" або "Динаміка прибутку", тому що 9 місяців у вас в одній базі, а 3 місяці - в іншій. Ви втрачаєте можливість порівнювати показники з минулими роками.

"Амнезія" у роботі з клієнтами. CRM-дані, історія взаємодії, накопичувальні знижки, середній чек клієнта - все це "обрізається". Клієнт телефонує, а менеджер не бачить, що він купував тиждень тому. Це вбиває сервіс.

Пекло перенесення залишків. Інвентаризація складу, перенесення боргів дебіторів та кредиторів - це титанічна праця. При перенесенні даних вручну або через недосконалі обробки неминуче виникають помилки, які вилазять місяцями.

Втрата кадрової історії. Дані про зарплати, відпустки та лікарняні співробітників також розриваються, що ускладнює подальший розрахунок середньої зарплати.

Саме тут на сцену виходять сучасні конфігурації BAS (Business Automation Software), архітектура яких розроблена так, щоб уникнути цього сценарію.

Частина 4. Гнучкість BAS: Зміна правил гри без зміни ігрового поля

Програмні продукти лінійки BAS (такі як BAS Бухгалтерія, BAS Малий Бізнес, BAS Управління торгівлею, BAS КУП) мають потужний інструментарій, який називається "Облікова політика організації".

Це не просто статична "галочка" в налаштуваннях. Це регістр відомостей, який діє у часі (періодичний регістр). У системі BAS параметри оподаткування не "прибиті цвяхами" до самої організації назавжди. Вони зберігаються з прив'язкою до конкретної дати.

Технічний сценарій безшовного переходу в BAS

Уявімо ситуацію: з 1 січня 2025 року ваш ФОП змушений перейти на загальну систему та стає платником ПДВ. В BAS ви не створюєте нову організацію і не створюєте нову базу.

Ви робите наступні кроки:

- Заходите в картку Організації -> закладка "Облікова політика".

- Створюєте новий запис із датою дії "01.01.2025".

- Змінюєте схему оподаткування:

1. Було: Єдиний податок.
2. Стало: Податок на прибуток (Загальна) + ПДВ.

- Зберігаєте зміни.

Що відбувається "під капотом" програми? Система автоматично розмежовує періоди.

Усі документи, створені до 31.12.2024 23:59:59, проводяться за старими правилами (без ПДВ, касовий метод, спрощені регістри).

Усі документи, створені з 00:00:01 01.01.2025, автоматично підхоплюють нові складні механізми.

Які функції ПДВ та загальної системи активуються автоматично?

Автоматизація "Першої події". Система починає відстежувати хронологію: що сталося раніше - оплата чи відвантаження. На підставі цього BAS автоматично формує податкові зобов'язання. Вам не треба вручну вираховувати, коли виникає ПДВ.

Керування Податковими накладними. В інтерфейсі з'являються інструменти для масового формування податкових накладних. Система аналізує всі продажі за день/місяць і пропонує сформувати необхідні документи для реєстрації.

Зміна ставок у номенклатурі. В BAS передбачені обробки, які дозволяють масово змінити ставку ПДВ у картках товарів з "Без ПДВ" на "20%" на певну дату, зберігаючи історію цін.

Коректність "перехідних" операцій. Це найскладніший момент обліку. Наприклад: ви отримали аванс від клієнта у грудні (будучи на Єдиному податку), а відвантажуєте товар у січні (вже будучи платником ПДВ). Або навпаки. BAS (при коректному налаштуванні параметрів обліку) дозволяє правильно відобразити цю операцію, щоб не нарахувати зайві податки і не порушити закон.

Наскрізна аналітика. Найголовніше - ви зберігаєте цілісність даних. Ви можете сформувати звіт "Валовий прибуток" за весь рік, і система коректно об'єднає дані обох періодів, показуючи реальну картину бізнесу.

Частина 5. Не тільки "кнопки": роль правильного партнера та компанія Evsesvit

Хоча інструментарій BAS надзвичайно потужний, податкова реформа - це завжди стрес-тест для бізнес-процесів. Просто "перемкнути дату" в програмі недостатньо, якщо в самій базі панує хаос, а персонал не розуміє нових правил.

Некоректно заведені договори, дублі номенклатури, відсутність кодів УКТЗЕД або помилки у веденні взаєморозрахунків можуть призвести до блокування податкових накладних. Саме тому критично важливо мати надійного технологічного партнера.

Компанія Evsesvit - це приклад інтегратора, який не просто продає ліцензії, а забезпечує комплексний супровід змін.

Чим допоможе Evsesvit у контексті переходу на нову систему?

Попередній аудит бази. Перед зміною режиму фахівці Evsesvit перевірять стан вашого обліку. Вони допоможуть "закрити" старі періоди так, щоб "хвости" минулого не псували нову звітність ПДВ.

Тонке налаштування договорів. Для коректного обліку ПДВ важливо правильно налаштувати договори з контрагентами ("З покупцем", "З постачальником", ведення взаєморозрахунків "За договором" чи "За замовленнями").

Інтеграція з системами звітності ("FREDO Звіт", "M.E.Doc"). Реєстрація накладних відбувається через шлюз з податковою. Інтегратори налаштують безшовний обмін даними між BAS та програмою звітності, щоб ви відправляли документи одним кліком, уникаючи ручного експорту-імпорту.

Навчання персоналу. Менеджери з продажу повинні розуміти, чому тепер обов'язково виписувати рахунки з ПДВ і контролювати повернення оригіналів документів. Бухгалтер має навчитися користуватися обробками формування податкових накладних. Фахівці Evsesvit проведуть необхідне навчання.

Кастомізація під специфіку. Якщо ваш бізнес має специфічні особливості (наприклад, експорт/імпорт, виробництво), стандартних налаштувань може бути замало. Розробники адаптують систему під ваші унікальні потреби.

Частина 6. План дій: Що робити ФОП вже зараз?

Поки Верховна Рада та Кабмін доопрацьовують тексти законопроєктів, бізнесу варто діяти на випередження. Чекати офіційного опублікування закону- найгірша стратегія, адже тоді черги до інтеграторів BAS будуть розписані на місяці вперед.

Чек-лист підготовки до змін:

Оцифруйте бізнес негайно. Якщо ви досі ведете облік у Excel або в зошиті - терміново впроваджуйте BAS. Процес запуску займає час. Краще зробити це на старій, простій системі оподаткування, щоб при зміні правил у вас вже був надійний фундамент.

Наведіть лад у номенклатурі. Перевірте наявність кодів УКТЗЕД для всіх товарів. Для платників ПДВ це обов'язковий реквізит у накладній. Помилка в одній цифрі може призвести до штрафу.

Проведіть ревізію активів. Інвентаризація товарів та боргів. Ви повинні чітко знати свої залишки на момент переходу.

Зверніться до фахівців. Зв'яжіться з компанією Evsesvit із запитом на консультацію: "Покажіть, як ми будемо перемикатися на загальну систему, якщо закон приймуть завтра". Протестуйте цей перехід на копії бази.

Прорахуйте фінансову модель. За допомогою звітів BAS проаналізуйте свою маржинальність. Нові податки з'їдять частину прибутку. Система допоможе зрозуміти, які товари стануть збитковими при нових ставках, і де потрібно підняти ціни.

Висновок

Зміни податкового законодавства в Україні - неминуча плата за євроінтеграцію та економічну стабільність воєнного часу. Проте для сучасного підприємця зміна правил гри - це привід стати ефективнішим, прозорішим та системнішим.

Використання програмних продуктів BAS дає українським ФОПам стратегічну перевагу - адаптивність. Можливість змінити облікову політику з певної дати без створення нової бази даних - це економія сотень годин роботи персоналу, збереження нервів власника та захист найціннішого активу - інформації.

Не дозволяйте податковим реформам паралізувати ваш бізнес. Обирайте гнучкі інструменти BAS та надійних партнерів, таких як Evsesvit, щоб будь-які законодавчі зміни були лише черговим плановим налаштуванням у вашій системі, а не причиною для паніки.

Бажаєте бути готовими до будь-яких податкових змін? Не чекайте, поки нові закони наберуть чинності. Зверніться до фахівців Evsesvit вже сьогодні для аудиту вашої системи та налаштування безболісного переходу на нові стандарти обліку. Забезпечте своєму бізнесу безпеку та керованість.