Як вибрати програмне забезпечення для автоматизації бухгалтерії?

Автоматизація бухгалтерського обліку – це ключ до підвищення ефективності роботи підприємства. Вибір відповідного програмного забезпечення (ПЗ) для бухгалтерії є важливим рішенням, яке впливає на швидкість обробки облікових даних, точність розрахунків та дотримання законодавчих норм. У цій статті ми розглянемо основні критерії вибору бухгалтерського ПЗ та популярні рішення на ринку.

Основні критерії вибору бухгалтерської програми

• Функціональні можливості

Бухгалтерська програма має відповідати потребам вашого бізнесу. Основні функції, на які варто звернути увагу:

• Ведення бухгалтерського та податкового  обліку;

• Автоматизація формування регламентованої звітності та розрахунку податків (ПДВ, Податок на прибуток, ЄСВ …);

• Можливість ведення обліку доходів і витрат у відповідності з обліковою політикою підприємства (використання 8 і 9 класу рахунків, аналітичний облік на рахунках);

• Ведення кадрового обліку та розрахунку зарплати;

• Інтеграція зі сторонніми програмами та сервісами;

• Набір інструментів для формування аналітичних звітів при обробці інформації в базі;

• Автоматичне оновлення періодичних показників (курси валют, індекси інфляції, мінімальна зарплата, пороги ЄСВ…);

Програми BAS та інші бухгалтерські програми мають враховувати всі актуальні вимоги податкового та бухгалтерського законодавства. Регулярні оновлення – важливий фактор вибору. Деякі рішення надають автоматичну перевірку звітності на відповідність чинним нормам, що значно знижує ризик помилок.

• Вартість програмного забезпечення в момент його покупки і в процесі подальшої експлуатації.

 В різних програмних продуктах використовуються різні підходи до ціноутворення. Наприклад,  в програмах BAS при купівлі програми клієнт отримує сам дистрибутив програми і ліцензію на 1 робоче місце. Якщо одночасно в бухгалтерській програмі має працювати більше ніж 1 працівник, то докуповуються ліцензії на робочі місця. Ці ліцензії не мають терміну дії - тобто вони дійсні безстроково. Якщо функціоналу купленої програми стає недостатньо, то клієнт може докупити окремі програми, які будуть доповнювати одна одну, або перейти на програмний продукт вищого рівня, де весь потрібний функціонал буде міститися в одній програмі. Для отримання оновлень на програмний продукт та повязані з ним сервіси, купується ІТС підписка, яка діє тільки впродовж того періоду, на який вона куплена.

Є програмні продукти в яких немає плати за придбання програми,  а вони діють як підписка. В такому випадку вартість використання програмного продукту може бути різна в залежності від кількості користувачів бази, від кількості і вартості модулів і функцій які підключає собі замовник. Така система оплати дешевша на старті (як правило новим клієнтам надаються знижки і пільгові періоди), але на тривалій дистанції використання вони стають дорожчими, так як оплачувати їх потрібно постійно, інфляція і ціни ростуть, платити потрібно незалежно від об’ємів діяльності підприємтсва.

• Зручність використання

Інтерфейс бухгалтерської програми повинен бути інтуїтивно зрозумілим, щоб мінімізувати час на навчання співробітників. Важливо, щоб система мала можливість персоналізації та гнучкого налаштування під конкретні потреби підприємства. Наявність технічної підтримки, відеоінструкцій та детальної документації також є вагомим критерієм.

• Інтеграція з іншими системами

Важливо, щоб бухгалтерське ПЗ могло взаємодіяти з CRM-системами, банківськими сервісами, програмами та сервісами для формування і подачі регламентованої звітності, електронного документообміну та іншими інструментами, що використовуються у вашому бізнесі.

• Безпека та збереження даних

Надійний захист фінансової інформації – одна з головних вимог до бухгалтерського ПЗ. 

Програма повинна підтримувати:

• Шифрування даних

• Регулярне автоматичне резервне копіювання

• Доступ за ролями та багаторівневу аутентифікацію

• Захист від несанкціонованого доступу та зломів

Що тут скажеш, усі ми добре пам'ятаємо ситуації з вірусом “Petya”.

• Поширеність продукту на ринку та наявність спеціалістів для обслуговування обраного продукту.

Важливо не бути прив’язаними до одного постачальника послуг по цьому продукту, а мати можливість обирати як і з ким співпрацювати.  Чим поширеніший продукт, тим більша ймовірність, що наймаючи нового співробітника вам не доведеться витрачати додаткові час та кошти на його навчання роботі в програмі. Час існування продукту на ринку, та його популярність - одні з головних показників якості та життєздатності цього продукту. 

Популярні рішення на ринку

Програми BAS – сучасні бухгалтерські програми, адаптовані для українського ринку, що забезпечують широкий функціонал та відповідність законодавству. Розібратися з відмінностями функціоналу  конфігурацій BAS для ведення бухгалтерського обліку ми допомагаємо в нашій статті

SAP Business One – комплексне рішення для управління фінансами та бізнес-процесами.

Odoo Enterprise - Європейський софт (Бельгія), модульний продукт, локалізований для України. 

Zoho Books – зручний хмарний сервіс для малого та середнього бізнесу.

QuickBooks – одна з найпопулярніших програм для малого бізнесу у світі.

MASTER:Бухгалтерія - програма для обліку на підприємствах малого та середнього бізнесу, розроблена командою української ІТ-компанії IT-Enterprise

При виборі програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку важливо прийняти зважене, не імпульсивне рішення. Вам доведеться працювати з обраним продуктом роками, а можливо й десятиліття. Важливо, щоб впродовж всього часу продукт продовжувати “жити”. Щоб він підтримувався розробниками, розвивався, на нього виходили оновлення. Великим плюсом буде наявність можливості ділитися своїм досвідом використання цього продукту з іншими його користувачами, і переймати їхній досвід (форуми, курси, бази знань). Важливо мати доступ до методичних матеріалів від розробника, і можливість спілкуватися з технічною підтримкою. Всі ці інформаційні матеріали бажано мати зрозумілою Вам мовою (не всі користувач облікових систем володіють англійською на рівні вільного спілкування). .

Перед остаточним вибором корисно протестувати кілька рішень та звернути увагу на відгуки інших користувачів. Деякі розробники надають безкоштовний тестовий період, що дозволяє оцінити функціонал програми без фінансових ризиків. Хтось надає надає доступ до демонстраційних баз.  Інвестиція у правильне ПЗ допоможе оптимізувати процеси, знизити навантаження на бухгалтерів та підвищити ефективність управління фінансами.

Спілка Автоматизаторів Бізнесу (САБ) – це організація, яка об'єднує експертів з автоматизації бухгалтерського обліку та управління підприємствами. САБ сприяє впровадженню сучасних технологій у сфері обліку та фінансів, допомагаючи компаніям вибирати та впроваджувати ефективні бухгалтерські рішення. 

Компанія Evsevit є офіційним партнером САБ з 2023 року. Звертайтесь до спеціалістів компанії Evsesvit і ми допоможемо вам впровадити і налаштувати бухгалтерську програму BAS, яка буде найбільше відповідати вашим потребам.