Як вибрати програмне забезпечення для автоматизації бухгалтерії?

Як вибрати програму для автоматизації бухгалтерії у 2025 році: повний гід

Автоматизація бухгалтерського обліку – це ключ до підвищення ефективності роботи підприємства. Вибір відповідного програмного Забезпечення (ПЗ) для бухгалтерії є важливим рішенням, яке впливає на швидкість обробки облікових даних, точність розрахунків та дотримання законодавчих норм. У цій статті ми розглянемо основні критерії вибору бухгалтерського ПЗ та популярні рішення на ринку.

Основні критерії вибору бухгалтерської програми

• Функціональні можливості

Бухгалтерська програма має відповідати потребам вашого бізнесу. Основні функції, на які варто звернути увагу:

• Ведення бухгалтерського та податкового  обліку;

• Автоматизація формування регламентованої звітності та розрахунку податків (ПДВ, Податок на прибуток, ЄСВ …);

• Можливість ведення обліку доходів і витрат у відповідності з обліковою політикою підприємства (використання 8 і 9 класу рахунків, аналітичний облік на рахунках);

• Ведення кадрового обліку та розрахунку зарплати;

• Інтеграція зі сторонніми програмами та сервісами;

• Набір інструментів для формування аналітичних звітів при обробці інформації в базі;

• Автоматичне оновлення періодичних показників (курси валют, індекси інфляції, мінімальна зарплата, пороги ЄСВ…);

 та інші бухгалтерські програми мають враховувати всі актуальні вимоги податкового та бухгалтерського законодавства. Регулярні оновлення – важливий фактор вибору. Деякі рішення надають автоматичну перевірку звітності на відповідність чинним нормам, що значно знижує ризик помило

Вартість програмного забезпечення в момент його покупки і в процесі подальшої експлуатації

Купівля постійної ліцензії (на прикладі BAS)

 В різних програмних продуктах використовуються різні підходи до ціноутворення. Наприклад,  в програмах BAS при купівлі програми клієнт отримує сам дистрибутив програми і ліцензію на 1 робоче місце. Якщо одночасно в бухгалтерській програмі має працювати більше ніж 1 працівник, то докуповуються ліцензії на робочі місця.

Ці ліцензії не мають терміну дії - тобто вони дійсні безстроково. Якщо функціоналу купленої програми стає недостатньо, то клієнт може докупити окремі програми, які будуть доповнювати одна одну, або перейти на програмний продукт вищого рівня, де весь потрібний функціонал буде міститися в одній програмі. Для отримання оновлень на програмний продукт та повязані з ним сервіси, купується ІТС підписка, яка діє тільки впродовж того періоду, на який вона куплена.

Хмарна підписка (SaaS): переваги та ризики

Є програмні продукти в яких немає плати за придбання програми,  а вони діють як підписка. В такому випадку вартість використання програмного продукту може бути різна в залежності від кількості користувачів бази, від кількості і вартості модулів і функцій які підключає собі замовник.

Що дешевше на дистанції 3-5 років?

Така система оплати дешевша на старті (як правило новим клієнтам надаються знижки і пільгові періоди), але на тривалій дистанції використання вони стають дорожчими, так як оплачувати їх потрібно постійно, інфляція і ціни ростуть, платити потрібно незалежно від об’ємів діяльності підприємтсва.

• Зручність використання

Інтерфейс бухгалтерської програми повинен бути інтуїтивно зрозумілим, щоб мінімізувати час на навчання співробітників. Важливо, щоб система мала можливість персоналізації та гнучкого налаштування під конкретні потреби підприємства. Наявність технічної підтримки, відеоінструкцій та детальної документації також є вагомим критерієм.

• Інтеграція з іншими системами

Важливо, щоб бухгалтерське ПЗ могло взаємодіяти з CRM-системами, банківськими сервісами, програмами та сервісами для формування і подачі регламентованої звітності, електронного документообміну та іншими інструментами, що використовуються у вашому бізнесі.

• Безпека та збереження даних

Локальний сервер чи хмара: де безпечніше зберігати бухгалтерію? 

Гнучкість архітектури BAS дозволяє обирати зручний формат роботи: ви можете розгорнути систему як на власному локальному сервері («залізі»), так і в захищеній орендованій хмарі. Використання віддаленого дата-центру стає стандартом безпеки для українського бізнесу, адже це гарантує збереження вашої бухгалтерської бази навіть у форс-мажорних обставинах, захищаючи від ризиків фізичного пошкодження або вилучення офісного обладнання

Надійний захист фінансової інформації – одна з головних вимог до бухгалтерського ПЗ. 

Програма повинна підтримувати:

• Шифрування даних

• Регулярне автоматичне резервне копіювання

• Доступ за ролями та багаторівневу аутентифікацію

• Захист від несанкціонованого доступу та зломів

Що тут скажеш, усі ми добре пам'ятаємо ситуації з вірусом “Petya”.

• Поширеність продукту на ринку та наявність спеціалістів для обслуговування обраного продукту.

Важливо не бути прив’язаними до одного постачальника послуг по цьому продукту, а мати можливість обирати як і з ким співпрацювати.  Чим поширеніший продукт, тим більша ймовірність, що наймаючи нового співробітника вам не доведеться витрачати додаткові час та кошти на його навчання роботі в програмі. Час існування продукту на ринку, та його популярність - одні з головних показників якості та життєздатності цього продукту. 

Огляд ТОП-систем для бухгалтерського обліку в Україні (2025)

Адаптовані рішення для українського ринку (BAS)

Головна проблема міжнародних ERP-систем (на кшталт Odoo чи QuickBooks) - необхідність дорогої та складної адаптації під українське законодавство. Натомість, рішення, розроблені спеціально для України, працюють за принципом «встановив і працюй».

1. Лінійка продуктів BAS (Business Automation Software). Це беззаперечний лідер на ринку України, який фактично є стандартом де-факто для вітчизняного бізнесу. Програми BAS (зокрема «BAS Бухгалтерія») мають найпотужніший модуль регламентованої звітності. Система автоматично відстежує зміни в Податковому кодексі України (ПКУ). Як тільки затверджується нова форма Декларації з ПДВ, ЄСВ або Податку на прибуток, розробники випускають оновлення, яке завантажується у вашу базу. Це гарантує, що ви завжди подаєте звіти за актуальними формами, уникаючи штрафів через технічні помилки. Програми BAS – сучасні бухгалтерські програми, адаптовані для українського ринку, що забезпечують широкий функціонал та відповідність законодавству. Розібратися з відмінностями функціоналу  конфігурацій BAS для ведення бухгалтерського обліку ми допомагаємо в нашій статті

Міжнародні ERP-системи (SAP, Odoo)

Якщо ваш бізнес вийшов за межі національного ринку або потребує складної консолідації даних з філій у різних країнах, варто звернути увагу на світові бренди.

1. SAP (зокрема SAP Business One). Це еталонне рішення для управління ресурсами підприємства. Система дозволяє вибудувати єдині стандарти роботи для холдингів та корпорацій. Вона забезпечує прозорість усіх бізнес-процесів: від закупівель до фінансів.
2. Odoo Enterprise. Бельгійський продукт, що швидко набирає популярність завдяки своїй модульній структурі. Ви можете «зібрати» систему як конструктор, підключаючи лише потрібні блоки (CRM, склад, виробництво, облік).

Втім, слід розуміти: це рішення насамперед для великого бізнесу. Головний нюанс - висока вартість володіння. Ліцензії на такі ERP-системи значно дорожчі за локальні аналоги, а проєкти впровадження можуть коштувати десятки тисяч доларів. Крім того, «з коробки» ці системи не знають українського законодавства. Адаптація обліку ПДВ, реєстрація податкових накладних та розрахунок зарплати за українськими нормами в SAP чи Odoo вимагатиме залучення дорогих інтеграторів та постійної технічної підтримки.

Рішення для малого бізнесу та ФОП (Zoho, QuickBooks)

Якщо ви фрілансер, що працює з іноземними замовниками, або власник мікробізнесу, вас можуть зацікавити популярні західні хмарні сервіси.

1. QuickBooks. Одна з найпопулярніших програм у світі для малого бізнесу. Вона має чудовий мобільний додаток та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс для виставлення рахунків (інвойсів).
2. Zoho Books. Частина великої екосистеми Zoho. Зручна для тих, хто вже користується їхньою CRM чи поштою.

Ці інструменти ідеально підходять для ведення управлінського обліку «для себе»: щоб бачити, скільки грошей прийшло і скільки витрачено.

Однак, є критичне застереження: ці платформи не адаптовані до податкового законодавства України. Вони розроблені під західні стандарти обліку і «не розуміють» українських реалій:

1. Відсутність звітності: Ви не зможете згенерувати Декларацію платника єдиного податку чи звіт з ЄСВ та відправити його в податкову.
2. Проблеми з ПДВ: Логіка нарахування ПДВ у США чи Європі відрізняється від української (зокрема, правило «першої події» та реєстрація податкових накладних).
3. Подвійна робота: Обираючи такий софт, будьте готові, що бухгалтер буде змушений вести облік двічі: один раз у QuickBooks для красивих графіків, а другий - в M.E.Doc, Електронному кабінеті або BAS для реальної звітності державі.

При виборі програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку важливо прийняти зважене, не імпульсивне рішення. Вам доведеться працювати з обраним продуктом роками, а можливо й десятиліття. Важливо, щоб впродовж всього часу продукт продовжувати “жити”. Щоб він підтримувався розробниками, розвивався, на нього виходили оновлення. Великим плюсом буде наявність можливості ділитися своїм досвідом використання цього продукту з іншими його користувачами, і переймати їхній досвід (форуми, курси, бази знань).

Важливо мати доступ до методичних матеріалів від розробника, і можливість спілкуватися з технічною підтримкою. Всі ці інформаційні матеріали бажано мати зрозумілою Вам мовою (не всі користувач облікових систем володіють англійською на рівні вільного спілкування). .

Перед остаточним вибором корисно протестувати кілька рішень та звернути увагу на відгуки інших користувачів. Деякі розробники надають безкоштовний тестовий період, що дозволяє оцінити функціонал програми без фінансових ризиків. Хтось надає надає доступ до демонстраційних баз.  Інвестиція у правильне ПЗ допоможе оптимізувати процеси, знизити навантаження на бухгалтерів та підвищити ефективність управління фінансами.

Часті запитання про вибір бухгалтерської програми (FAQ)

Чи можна перенести дані з Excel або попередньої облікової системи у BAS?

Так, безумовно. Ніхто не починає роботу з «чистого аркуша», якщо бізнес вже працює. Спеціалісти Evsesvit допомагають налаштувати коректний імпорт даних. Зазвичай автоматично переносяться ключові довідники (списки товарів, послуг, база клієнтів та постачальників), а також введення початкових залишків по рахунках. Це дозволяє зберегти історію та швидко розпочати роботу в новій програмі без ручного перебивання тисяч рядків з Excel чи старих баз даних.

Скільки часу займає впровадження автоматизації?

Терміни залежать від масштабу вашого бізнесу.

1. Швидкий старт: Якщо вам підходить типовий функціонал (наприклад, стандартна «BAS Бухгалтерія» без доопрацювань), почати роботу можна вже за 3–5 днів (встановлення, початкові налаштування, навчання).
2. Комплексний проект: Якщо потрібна індивідуальна адаптація, налаштування складних бізнес-процесів чи інтеграція з сайтом, процес може зайняти від кількох тижнів до місяців. Ми завжди складаємо чіткий план-графік перед стартом робіт.

Чи потрібен власний програміст у штаті для обслуговування програми?

Ні, для більшості компаній це економічно недоцільно. Штатний програміст потребує зарплати, робочого місця та відпусток. Набагато вигідніше та надійніше укласти договір супроводу (SLA) з сертифікованою компанією-партнером. Ви отримуєте доступ до цілої команди фахівців (консультантів, розробників, методологів), які вирішують питання по мірі їх виникнення, а платите лише за результат або фіксовану абонплату, що значно дешевше.

Компанія Evsesvit — це український інтегратор, що спеціалізується на впровадженні сучасних систем обліку та управління для бізнесу.

Автоматизуйте свою бухгалтерію з компанією Evsesvit

Спілка Автоматизаторів Бізнесу (САБ) – це організація, яка об'єднує експертів з автоматизації бухгалтерського обліку та управління підприємствами. САБ сприяє впровадженню сучасних технологій у сфері обліку та фінансів, допомагаючи компаніям вибирати та впроваджувати ефективні бухгалтерські рішення. 

Компанія Evsevit є офіційним партнером САБ з 2023 року. Звертайтесь до спеціалістів компанії Evsesvit і ми допоможемо вам впровадити і налаштувати бухгалтерську програму BAS, яка буде найбільше відповідати вашим потребам. 

  Вибір програми для обліку - це стратегічне рішення, де ціна помилки вимірюється роками незручної роботи та зайвими витратами. Не ризикуйте експериментувати на власному бізнесі - довірте підбір рішення експертам Evsesvit. Ми проведемо аудит ваших бізнес-процесів і порекомендуємо саме ту конфігурацію BAS, яка вирішить ваші завдання без переплат за непотрібний функціонал. Запишіться на безкоштовну консультацію вже сьогодні, щоб ваша автоматизація стала інвестицією в розвиток, а не джерелом нових проблем.  

Читайте статтю: 

ТОП компаній з автоматизації бізнес-процесів у бухгалтерії в програмах BAS в Україні у 2025 році