BAS - це не тільки бухгалтерія
BAS - це не тільки бухгалтерія: що можна автоматизувати в бізнесі за допомогою BAS
Коли підприємець чує словосполучення «програма BAS», найчастіше він думає про бухгалтерський облік, первинні документи, податки та звітність.
І це логічно: бухгалтерія є однією з ключових сфер застосування BAS.
Але зводити BAS лише до бухгалтерського обліку - означає використовувати можливості системи далеко не повністю.
BAS - це не тільки бухгалтерія.
Залежно від конфігурації та потреб підприємства за допомогою BAS можна автоматизувати продажі, закупівлі, складський облік, роботу з клієнтами, фінанси, зарплату та кадровий облік, виробництво, управлінський облік і контроль основних бізнес-процесів.
Тобто BAS може бути не просто інструментом бухгалтера, а єдиною інформаційною системою для управління значною частиною операційної діяльності підприємства.
У цій статті розберемо, що саме можна автоматизувати за допомогою BAS, чим відрізняється бухгалтерська автоматизація від комплексної автоматизації бізнесу, які програми BAS для цього використовуються та чому вибір конфігурації має починатися не з питання «яка програма краща?», а з аналізу самого бізнесу.
BAS - це не тільки бухгалтерія: автоматизація бізнес-процесів з BAS
-------------
Що таке програми BAS і для чого вони потрібні бізнесу?
BAS (Business Automation Software) - це лінійка програмних продуктів для автоматизації обліку та управління бізнес-процесами.
Важливо розуміти:
BAS - це не одна програма з однаковим набором функцій для всіх підприємств.
До лінійки входять різні рішення, призначені для різних завдань і масштабів бізнесу.
Наприклад, підприємству, якому потрібно вести бухгалтерський і податковий облік, може бути достатньо BAS Бухгалтерія. Компанії з великою кількістю товарних операцій може знадобитися BAS Управління торгівлею. А підприємству, яке хоче пов'язати в одній системі продажі, закупівлі, склад, фінанси, управлінський та регламентований облік, доцільно розглядати комплексні рішення, зокрема BAS КУП.
Саме тому автоматизація бізнесу за допомогою BAS починається не з придбання програми.
Спочатку потрібно зрозуміти:
- які процеси є в компанії;
- де виникає найбільше ручної роботи;
- де працівники дублюють інформацію;
- які дані потрібні керівнику;
- які ділянки обліку вже автоматизовані;
- з якими системами потрібно інтегрувати BAS;
- яку інформацію необхідно бачити в режимі, максимально наближеному до реального часу.
І лише після цього обирати відповідне рішення.
BAS - це не тільки бухгалтерія
Основна помилка під час розгляду BAS полягає в тому, що програму сприймають як «робоче місце бухгалтера».
Насправді бухгалтерський облік - лише один із напрямків автоматизації.
Уявімо звичайне торгове підприємство.
Клієнт робить замовлення. Менеджер його приймає. Потрібно перевірити наявність товару. Якщо товару немає — сформувати потребу в закупівлі. Після отримання товару він має потрапити на склад. Потім відбувається відвантаження, формується документ реалізації, контролюється оплата, виникає дебіторська заборгованість.
І лише частина цього процесу безпосередньо стосується бухгалтерії.
Якщо кожен підрозділ працює у власній таблиці або програмі, інформація починає дублюватися. Менеджер вводить дані в одну систему, склад - в іншу, бухгалтер - у третю, а керівник наприкінці місяця отримує Excel-файл, який ще потрібно перевірити.
Комплексна автоматизація BAS дозволяє побудувати іншу модель.
Одна господарська операція може бути основою для роботи декількох підрозділів, а інформація накопичується в єдиній системі.
Автоматизація продажів
Продаж - один із ключових бізнес-процесів для більшості компаній.
Залежно від конфігурації BAS можна автоматизувати роботу із замовленнями клієнтів, оформлення продажів, резервування товарів, ціноутворення, знижки, контроль оплат та взаєморозрахунків.
Для менеджера це означає менше ручної роботи.
Для складу - зрозумілу інформацію про те, що потрібно відвантажити.
Для бухгалтера - дані, на основі яких формується облік.
Для керівника - можливість отримувати інформацію про продажі та результати діяльності.
Таким чином, одна автоматизована операція може бути корисною одразу декільком підрозділам.
Управління закупівлями
Ще один процес, який часто залишається за межами бухгалтерської програми, - закупівлі.
У бізнесі потрібно не просто провести надходження товару в обліку. Потрібно розуміти:
- що саме потрібно закупити;
- у якій кількості;
- у кого закупити;
- за якою ціною;
- коли очікується постачання;
- які товари вже замовлені;
- які товари фактично надійшли;
- скільки потрібно заплатити постачальникам.
Коли закупівлі ведуться в таблицях, значна частина інформації залежить від конкретного працівника.
Автоматизація дозволяє перенести цей процес у систему та пов'язати його з продажами, складом і фінансами.
Управління складом і товарами
Для торгового та виробничого бізнесу складський облік - одна з найбільш критичних ділянок.
Керівнику недостатньо знати, що «товар є».
Важливо розуміти:
- скільки товару фактично залишилося;
- де він знаходиться;
- що зарезервовано;
- що очікується до надходження;
- що вже продано;
- які товари рухаються швидко;
- які залежалися;
- де виникають розбіжності між обліком та фактичними залишками.
Саме тут автоматизація бізнес-процесів дає особливо відчутний ефект.
Замість декількох незалежних таблиць інформація про рух товару може бути частиною єдиної системи.
Фінансовий контроль
Ще одна причина, чому BAS не варто розглядати виключно як бухгалтерську програму, - можливість працювати з фінансовою інформацією.
Для керівника важливо не лише знати, скільки підприємство продало.
Не менш важливо знати:
- Скільки грошей зараз є?
- Хто нам винен?
- Кому винні ми?
- Які платежі очікуються?
- Які витрати вже понесені?
- Який фінансовий результат дає конкретний напрямок діяльності?
Якщо відповіді на ці питання збираються вручну з банківських виписок, Excel-файлів і повідомлень співробітників, керівник витрачає час не на управління, а на пошук інформації.
Автоматизація дозволяє сформувати єдиний інформаційний простір, у якому фінансові дані пов'язані з операційною діяльністю.
Управлінський облік
Бухгалтерський і управлінський облік - не одне й те саме.
Бухгалтерський облік необхідний для відображення господарських операцій відповідно до встановлених правил і формування регламентованої звітності.
Управлінський облік відповідає на інші запитання:
- наскільки прибутковий бізнес;
- який напрям приносить більше доходу;
- які витрати зростають;
- яка маржинальність продукції;
- який підрозділ працює ефективніше;
- скільки коштів потрібно для розвитку;
- де компанія втрачає гроші.
Саме тому керівнику недостатньо просто мати «правильно закритий місяць».
Йому потрібна інформація для прийняття рішень.
І тут BAS може виконувати значно ширшу функцію, ніж просто автоматизувати роботу бухгалтерії.
Зарплата та кадровий облік
Ще один великий напрям - автоматизація розрахунку заробітної плати та кадрового обліку.
Розрахунок зарплати може включати значну кількість операцій: нарахування, утримання, відпустки, лікарняні, премії, кадрові переміщення та інші операції.
Якщо персонал і зарплата ведуться окремо від основної системи, виникає необхідність постійно переносити інформацію.
У комплексній автоматизації дані про працівника, кадрові події та розрахунки можуть бути пов'язані між собою.
Це зменшує кількість повторного введення інформації та ризик механічних помилок.
Виробничі процеси
Для виробничого підприємства бухгалтерського обліку недостатньо.
Потрібно управляти:
- виробничими замовленнями;
- потребою в матеріалах;
- складськими залишками;
- списанням матеріалів;
- випуском продукції;
- собівартістю;
- завантаженням виробничих ресурсів;
- взаємозв'язками між закупівлями, виробництвом і продажами.
Саме тому вибір BAS для виробничого підприємства має здійснюватися після аналізу його технологічних та управлінських процесів.
Універсальної відповіді «яка BAS найкраща для виробництва» не існує.
Правильне рішення залежить від структури підприємства, кількості користувачів, складності виробництва, потреби в управлінському обліку та інших факторів.
Робота з клієнтами та замовленнями
У багатьох компаніях інформація про клієнтів розподілена між менеджерами, CRM, електронною поштою та таблицями.
В результаті керівник не завжди бачить повну картину.
Автоматизація дозволяє пов'язати інформацію про замовлення, продажі, оплату та взаєморозрахунки.
А якщо BAS інтегрована з іншими сервісами підприємства, кількість ручних операцій можна додатково скоротити.
Саме тому сучасна автоматизація - це не обов'язково «одна програма замість усіх інших».
Часто правильна архітектура - це BAS + інтеграції з іншими системами та сервісами.
Звітність для керівника
Бухгалтеру потрібна одна інформація.
Менеджеру з продажу - інша.
Керівнику - третя.
Наприклад, власника підприємства може цікавити:
- обсяг продажів;
- прибутковість;
- залишки товарів;
- дебіторська заборгованість;
- кредиторська заборгованість;
- рух грошових коштів;
- витрати;
- результати окремих напрямків.
Якщо для отримання кожного показника потрібно звертатися до різних співробітників, бізнес стає залежним від ручної роботи.
Автоматизація потрібна саме для того, щоб перетворити накопичені дані на інформацію, яку можна використовувати для управління.
Які програми BAS можуть використовуватися для автоматизації бізнесу?
У лінійці BAS є рішення для різних завдань.
BAS Бухгалтерія
Підходить насамперед для автоматизації бухгалтерського та податкового обліку.
Це не означає, що вона «лише для бухгалтера», але її основне призначення - саме облікові задачі.
BAS Зарплата та управління персоналом (BAS ЗУП)
Рішення для автоматизації кадрового обліку та розрахунку заробітної плати.
BAS Управління торгівлею
Орієнтована на управління торговельними операціями: продажі, закупівлі, товари, ціни, взаєморозрахунки та інші процеси торгівлі.
BAS Роздрібна торгівля
Рішення для автоматизації процесів роздрібного бізнесу.
BAS Малий бізнес
Призначена для комплексної автоматизації основних операцій невеликого підприємства.
BAS Комплексне управління підприємством (BAS КУП)
BAS Комплексне управління підприємством орієнтована на більш широкий набір бізнес-процесів і може використовуватися підприємствами, яким потрібна комплексна автоматизація управлінського та регламентованого обліку.
Evsesvit також розглядає різні конфігурації BAS у своєму блозі, зокрема окремо описує особливості BAS КУП та вибір програмного рішення.
Чому не варто купувати BAS тільки за списком функцій?
При виборі програми підприємці часто ставлять питання:
««А ця BAS вміє робити X?»»
Потім:
««А Y?»»
Потім:
««А чи можна зробити Z?»»
І в результаті вибирають програму за кількістю функцій.
Але це не завжди правильний підхід.
Найважливіше питання - не скільки функцій має програма, а наскільки вона відповідає вашим бізнес-процесам.
Наприклад, підприємству може бути не потрібна величезна кількість можливостей, якими ніхто не користуватиметься.
І навпаки - критично важливий для конкретного бізнесу процес може вимагати налаштування або доопрацювання.
Тому перед впровадженням варто визначити:
1. Які процеси потрібно автоматизувати?
2. Хто працюватиме в системі?
3. Які дані вже є в підприємства?
4. Звідки вони надходять?
5. Які системи потрібно інтегрувати?
6. Яку звітність має отримувати керівник?
7. Які операції зараз виконуються вручну?
8. Які процеси є критичними для бізнесу?
Лише після цього можна обґрунтовано визначати конфігурацію BAS.
Автоматизація BAS: програма - це тільки частина рішення
Є ще один важливий момент.
Купівля BAS сама по собі не означає автоматизацію бізнесу.
Можна придбати програму, встановити її на комп'ютер і продовжити працювати практично так само, як раніше.
Наприклад:
- менеджери ведуть продажі в Excel;
- склад працює у власній таблиці;
- бухгалтер переносить дані вручну;
- керівник отримує звіт наприкінці місяця;
- одна й та сама інформація вводиться кілька разів.
Формально BAS є.
Але бізнес-процеси не автоматизовані.
Тому професійне впровадження BAS передбачає не лише встановлення програмного продукту.
Потрібно проаналізувати існуючі процеси, визначити проблемні місця, налаштувати систему, перенести або підготувати дані, за потреби виконати інтеграції та навчити користувачів.
Evsesvit окремо працює з адаптацією BAS під специфічні бізнес-процеси та автоматизацією рутинних операцій.
Як зрозуміти, що бізнесу вже потрібна комплексна автоматизація?
Є декілька характерних ознак.
1. У бізнесі занадто багато Excel-файлів
Якщо кожен відділ має власну таблицю, а актуальні дані потрібно постійно звіряти, це сигнал, що інформація розподілена занадто сильно.
2. Дані вводяться декілька разів
Наприклад, менеджер створив замовлення, а бухгалтер потім повторно вводить ті самі дані.
Це зайва робота і додаткове джерело помилок.
3. Керівник не може швидко отримати відповідь
«Скільки ми продали цього місяця?»
«Який залишок товару?»
«Скільки нам винні клієнти?»
«Який фінансовий результат?»
Якщо на такі питання потрібно чекати кілька днів, інформаційна система не виконує повною мірою свою управлінську функцію.
4. Бізнес залежить від конкретного працівника
Якщо тільки одна людина знає, де знаходиться потрібна таблиця, як сформувати звіт або як правильно провести операцію, це організаційний ризик.
5. Бізнес росте, а система обліку залишається такою самою
Те, що працювало для 5 працівників і 100 операцій на місяць, може перестати працювати після масштабування.
Зі зростанням компанії збільшується кількість товарів, клієнтів, документів, операцій та співробітників.
У певний момент ручні процеси стають обмеженням для подальшого розвитку.
---
Що дає бізнесу автоматизація BAS?
- правильно побудована система автоматизації дозволяє отримати декілька важливих результатів.
- єдине інформаційне середовище.
- дані не потрібно постійно переносити між незалежними таблицями та програмами.
Менше ручної роботи.
Рутинні операції можна стандартизувати та автоматизувати.
- менше дублювання інформації.
- дані вводяться один раз і використовуються в пов'язаних процесах там, де це передбачено системою.
- прозоріші бізнес-процеси.
- керівник краще розуміє, що відбувається в компанії.
- оперативніша аналітика.
- дані можна використовувати не лише для формування регламентованої звітності, а й для управлінських рішень.
- масштабованість.
- система може розвиватися разом із підприємством - за умови правильного вибору архітектури автоматизації.
BAS для бізнесу: з чого почати автоматизацію?
Не потрібно намагатися автоматизувати все одночасно.
Почніть із процесів, які створюють найбільше навантаження або найбільше ризиків.
Для одного підприємства це буде склад.
Для другого - продажі.
Для третього - зарплата.
Для четвертого - управлінський облік.
Для п'ятого - комплексна автоматизація всіх основних процесів.
Правильна послідовність може виглядати так:
аналіз бізнесу → визначення завдань → вибір BAS → налаштування → перенесення даних → навчання → запуск → супровід і розвиток системи.
Такий підхід значно ефективніший, ніж просто встановити програму і намагатися пристосувати під неї бізнес.
Висновок:
BAS має працювати не тільки на бухгалтера
BAS дійсно може бути потужним інструментом бухгалтерського та податкового обліку.
Але її можливості цим не обмежуються.
BAS може бути частиною комплексної системи автоматизації бізнесу, яка об'єднує продажі, закупівлі, склад, фінанси, зарплату, управлінський облік, виробничі та інші процеси.
Саме тому питання:
«Яку BAS купити для бухгалтерії?»
варто замінити на інше:
«Які бізнес-процеси ми хочемо автоматизувати і яку систему для цього потрібно побудувати?»
Це принципово різний підхід.
Програма сама по собі не автоматизує бізнес.
Автоматизує правильно побудована система, налаштована під реальні процеси підприємства.
Часті запитання про BAS
Чи BAS - це тільки бухгалтерська програма?
Ні. Лінійка BAS включає рішення для бухгалтерського, податкового, управлінського, кадрового обліку, торгівлі, складських, фінансових та інших бізнес-процесів. Конкретні можливості залежать від обраної конфігурації.
Чи можна автоматизувати продажі в BAS?
Так. Відповідні конфігурації BAS дозволяють автоматизувати різні процеси продажів, зокрема роботу із замовленнями, товарами, цінами, відвантаженнями та взаєморозрахунками.
Чи можна використовувати BAS для управлінського обліку?
Так. Окремі рішення BAS призначені для комплексної автоматизації та підтримують управлінський облік. Конкретний набір можливостей залежить від конфігурації та налаштувань системи.
Яку BAS обрати для підприємства?
Універсальної відповіді немає. Вибір залежить від виду діяльності, масштабу підприємства, кількості користувачів, складності процесів, необхідності управлінського обліку, торгівлі, виробництва, кадрового обліку та інтеграцій.
Чи достатньо просто купити BAS?
Ні. Для ефективної автоматизації потрібно налаштувати систему відповідно до бізнес-процесів, перенести або підготувати дані, за потреби виконати доопрацювання та інтеграції, а також навчити користувачів.
Чим BAS відрізняється від Excel?
Excel є універсальним табличним інструментом, тоді як BAS призначена для систематизації та автоматизації облікових і бізнес-процесів. При комплексній автоматизації дані різних процесів можуть бути пов'язані між собою, що значно зменшує потребу в ручному дублюванні інформації
------------------------------------------------------------
Потрібна автоматизація бізнесу?
Evsesvit допомагає підприємствам підібрати, впровадити та адаптувати BAS під реальні бізнес-процеси.
Ми можемо допомогти визначити:
- яка конфігурація BAS підійде саме вашому підприємству;
- які процеси доцільно автоматизувати;
- які дані потрібно перенести;
- які інтеграції необхідні;
- які доопрацювання потрібні для специфіки бізнесу;
- як побудувати управлінський та регламентований облік в єдиній системі.
Не підбирайте програму лише за списком функцій. Почніть із бізнес-процесів.
Зверніться до Evsesvit - разом визначимо, якою має бути автоматизація саме для вашого бізнесу.