ІТС для BAS: що входить у супровід

Впровадження BAS - це лише початок роботи з інформаційною системою підприємства. Після запуску програми потрібно підтримувати її актуальність, стежити за змінами законодавства, своєчасно оновлювати конфігурацію, працювати з регламентованою звітністю та забезпечувати коректну взаємодію BAS з іншими цифровими сервісами.

Саме для цього використовується ІТС для BAS - інформаційно-технологічний супровід.

ІТС поєднує програмні оновлення, інформаційні та методичні матеріали, а залежно від рівня обслуговування - додаткові можливості й сервіси. Водночас ІТС не варто ототожнювати з повним технічним обслуговуванням BAS: адміністрування інформаційної бази, програмування, доопрацювання, інтеграції та інші роботи можуть виконуватися окремо.

Розберімося, що входить в ІТС, чим відрізняються ІТС ТЕХНО та ІТС ПРОФ і коли підприємству потрібен додатковий технічний супровід.

Що таке ІТС для BAS

ІТС - це інформаційно-технологічний супровід програмних продуктів BAS. Він забезпечує користувачів актуальними версіями програмного забезпечення, інформаційними матеріалами та сервісами, необхідними для роботи з програмними продуктами.

Важливо розділяти два поняття:

1. BAS - програмні продукти та конфігурації для автоматизації бухгалтерського, податкового, управлінського, кадрового та інших видів обліку;
2. ІТС - комплекс інформаційно-технологічної підтримки цих програмних продуктів.

До програмних рішень BAS належать, зокрема, BAS Бухгалтерія, BAS КУП, BAS Управління торгівлею, BAS ЗУП та інші конфігурації.

Таким чином, придбання або впровадження BAS не означає автоматичного отримання всіх послуг із технічного обслуговування. ІТС є окремою складовою підтримки програмного продукту.

Що входить в ІТС для BAS

Наповнення ІТС залежить від конкретного рівня супроводу та умов обслуговування. Основними складовими є програмні оновлення, інформаційно-методичні матеріали та консультаційні можливості.

Оновлення програмних продуктів BAS

Однією з ключових складових ІТС є доступ до актуальних оновлень програмних продуктів BAS.

Для бізнесу це важливо, оскільки програмне забезпечення має відповідати поточним вимогам обліку та звітності. У нових релізах можуть реалізовуватися зміни, пов'язані із законодавством, регламентованою звітністю, друкованими формами документів, функціональністю програми, обміном даними та виправленням виявлених помилок.

Регулярне оновлення допомагає підтримувати конфігурацію BAS в актуальному стані та зменшує ризик накопичення технічних проблем.

Що таке реліз BAS

Реліз BAS - це офіційно випущена версія програмного продукту або конфігурації, яка містить певний набір змін, виправлень та функціональних оновлень.

Якщо інформаційна база має доопрацювання, перед встановленням нового релізу необхідно враховувати їх сумісність з оновленою конфігурацією.

Інформаційні та методичні матеріали

ІТС - це не лише оновлення програм.

Користувачі отримують доступ до інформаційних і методичних матеріалів, які допомагають працювати з BAS та орієнтуватися у змінах, що впливають на облік і використання програмного продукту.

Залежно від конкретного сервісу це може стосуватися:

• бухгалтерського та податкового обліку;
• кадрового обліку та розрахунку заробітної плати;
• роботи з документами;
• регламентованої звітності;
• функціональності конфігурацій BAS;
• використання нових можливостей програм;
• змін у програмних продуктах та сервісах.

Консультаційна підтримка

ІТС також пов'язана з інформаційною та консультаційною підтримкою користувачів.

Наприклад, може виникнути питання щодо стандартної функціональності BAS, роботи певного документа або можливостей конкретної конфігурації.

При цьому важливо розрізняти консультацію та виконання технічних робіт.

Якщо проблему потрібно вирішувати налаштуванням, програмуванням, зміною конфігурації, виправленням помилки в інформаційній базі або створенням інтеграції, це вже окреме технічне завдання.

ІТС ТЕХНО та ІТС ПРОФ: у чому різниця

Для користувачів BAS доступні різні рівні ІТС, зокрема ІТС ТЕХНО та ІТС ПРОФ.

Це різні рівні інформаційно-технологічного супроводу з різним набором можливостей.

ІТС ТЕХНО - базовий рівень.

ІТС ПРОФ - розширений рівень із ширшим набором сервісів та можливостей.

Вибір залежить від конфігурації BAS, складності обліку, кількості користувачів, використовуваних сервісів та інтеграцій.

Для невеликої компанії з типовими процесами потреби можуть бути одними, а для підприємства з BAS ERP, кількома юридичними особами та численними інтеграціями - іншими.

Тому при виборі ІТС варто оцінювати не лише вартість пакета, а й фактичні потреби інформаційної системи.

Чи можна працювати в BAS без ІТС

Технічно робота в BAS без ІТС можлива. Але це не означає, що підприємство отримує той самий рівень актуальності програмного забезпечення та інформаційної підтримки.

За відсутності регулярного супроводу можуть виникати ситуації, коли:

• програмний продукт тривалий час не оновлюється;
• користувачі працюють із застарілою функціональністю;
• актуальні форми звітності потребують додаткової уваги;
• накопичуються технічні проблеми;
• оновлення після тривалої перерви стає складнішим;
• для переходу на актуальну версію потрібно більше часу та ресурсів.

Особливо це важливо для компаній, де BAS пов'язана з електронною звітністю, документообігом, банками, CRM або іншими сервісами.

ІТС та супровід BAS: у чому різниця

ІТС і технічне обслуговування BAS - пов'язані, але не тотожні поняття.

ІТС забезпечує інформаційно-технологічну складову: оновлення, інформаційні матеріали та передбачені сервісом можливості.

Технічний супровід стосується безпосередньої роботи з інформаційною системою підприємства.

Залежно від потреб він може включати:

• адміністрування інформаційної бази;
• встановлення та контроль оновлень;
• пошук і усунення технічних помилок;
• налаштування BAS;
• програмування та доопрацювання;
• розробку звітів і обробок;
• інтеграцію із зовнішніми сервісами;
• міграцію даних;
• резервне копіювання;
• підтримку обміну даними.

Отже, ІТС забезпечує базову інформаційно-технологічну підтримку, а додаткові технічні роботи виконуються відповідно до потреб конкретного підприємства.

Супровід BAS із доопрацюваннями та інтеграціями

Не кожне підприємство працює з типовою конфігурацією BAS без змін.

У процесі розвитку бізнесу можуть з'являтися:

• додаткові реквізити документів;
• нестандартні друковані форми;
• спеціальні звіти;
• зовнішні обробки;
• індивідуальні алгоритми розрахунків;
• інтеграції з CRM;
• обмін із сайтом або інтернет-магазином;
• інтеграції з маркетплейсами;
• обмін із банківськими та логістичними сервісами.

У такій ситуації потрібно контролювати, як зміни в типовій конфігурації впливають на зроблені раніше доопрацювання.

Чому доопрацьована BAS потребує особливого супроводу

Будь-яке доопрацювання змінює стандартну логіку роботи системи, тому перед оновленням потрібно враховувати структуру інформаційної бази, внесені зміни та взаємозалежності між об'єктами конфігурації.

Непідготовлене оновлення може призвести до конфліктів між типовою функціональністю та індивідуальними рішеннями.

Тому для доопрацьованої BAS важливо не лише мати доступ до релізів, а й контролювати процес їх впровадження.

BAS та інтеграції із зовнішніми сервісами

Сучасна BAS часто працює як частина цифрової інфраструктури підприємства.

Наприклад, бізнес може використовувати BAS разом із:

• системами електронного документообігу;
• FREDO;
• CRM;
• інтернет-магазином;
• маркетплейсами;
• банківськими сервісами;
• службами доставки;
• системами електронної звітності.

Типовий процес може виглядати так:

замовлення → BAS → формування документів → електронний документообіг → підпис КЕП → звітність або передача даних контрагенту.

Якщо один елемент цього ланцюга змінюється, необхідно перевірити коректність обміну даними на всіх етапах.

Чому якісне обслуговування BAS важливе для бізнесу

BAS може охоплювати значну частину операційної діяльності підприємства: бухгалтерський і податковий облік, закупівлі, продажі, склад, виробництво, розрахунки з контрагентами, зарплату, управлінський облік та документообіг.

Тому технічна проблема в системі може впливати на цілий бізнес-процес.

Особливої уваги потребують компанії, у яких:

• багато користувачів;
• значний обсяг операцій;
• кілька юридичних осіб;
• складна конфігурація;
• багато доопрацювань;
• кілька зовнішніх інтеграцій.

У таких умовах важливо мати зрозумілий процес роботи з оновленнями, технічними помилками, резервними копіями та розвитком системи.

Скільки коштує ІТС для BAS

Вартість ІТС залежить від рівня супроводу, терміну, програмного продукту та актуальних умов придбання.

Водночас вартість ІТС і вартість технічного обслуговування BAS - не обов'язково одна й та сама послуга.

Окремо можуть оплачуватися:

• адміністрування інформаційної бази;
• встановлення та перевірка оновлень;
• програмування BAS;
• доопрацювання конфігурації;
• розробка звітів;
• інтеграції;
• міграція даних;
• налаштування електронного документообігу;
• консультації;
• резервне копіювання.

Тому при оцінці витрат варто враховувати не тільки ціну ліцензії та ІТС, а й сукупну вартість володіння інформаційною системою.

Коли варто переглянути формат обслуговування BAS

Потреба в іншому форматі підтримки може виникнути, коли система перестає відповідати масштабу бізнесу.

Приводами можуть бути:

• відсутність регулярного контролю оновлень;
• велика кількість ручних виправлень;
• значна кількість доопрацювань;
• збільшення кількості користувачів;
• поява нових юридичних осіб або підрозділів;
• запуск нових напрямів бізнесу;
• поява нових інтеграцій;
• перехід на складнішу конфігурацію BAS;
• часті помилки в обміні даними;
• відсутність резервного копіювання;
• тривале вирішення технічних проблем.

У такому випадку доцільно провести аудит BAS: оцінити конфігурацію, доопрацювання, стан інформаційної бази, інтеграції, резервне копіювання та поточну модель підтримки.

Як організувати супровід BAS

Формат залежить від масштабу підприємства та складності його інформаційної системи.

Невелика компанія

Для невеликого бізнесу може бути достатньо:

• актуальної BAS;
• відповідного рівня ІТС;
• відповідального користувача;
• фахівця для технічних питань за потреби.

Середній бізнес

За більшої кількості користувачів і процесів доцільно додати:

• регулярний контроль оновлень;
• резервне копіювання;
• адміністрування інформаційної бази;
• оперативну технічну підтримку.

Велике або технологічно складне підприємство

Якщо BAS інтегрована з великою кількістю систем або містить значні доопрацювання, може знадобитися:

• постійний партнер;
• адміністрування BAS;
• програмування;
• контроль інтеграцій;
• планування оновлень;
• резервне копіювання;
• технічний аудит;
• розвиток функціональності відповідно до потреб бізнесу.

FAQ про ІТС для BAS

Що таке ІТС для BAS?

ІТС - це інформаційно-технологічний супровід програмних продуктів BAS. Він забезпечує доступ до актуальних оновлень, інформаційно-методичних матеріалів та передбачених сервісом можливостей.

Чи обов'язково купувати ІТС для BAS?

Необхідність та умови ІТС залежать від конкретного програмного продукту, умов його використання та потреб підприємства. Робота без регулярного інформаційно-технологічного супроводу може створювати ризики, пов'язані з актуальністю програмного забезпечення.

Що входить в ІТС?

Основними складовими є оновлення програмних продуктів BAS, інформаційні та методичні матеріали, а також передбачені відповідним рівнем ІТС сервіси й можливості.

Чим відрізняється ІТС ТЕХНО від ІТС ПРОФ?

Це різні рівні інформаційно-технологічного супроводу з різним набором можливостей. ІТС ПРОФ має розширений набір сервісів порівняно з базовим рівнем ІТС ТЕХНО.

Чи входять оновлення BAS в ІТС?

Оновлення програмних продуктів BAS є однією з ключових складових ІТС. Встановлення оновлення в конкретній інформаційній базі та перевірка коректності роботи після нього можуть бути окремою технічною послугою.

Чим ІТС відрізняється від технічного супроводу BAS?

ІТС - це інформаційно-технологічний пакет підтримки програмного продукту. Технічне обслуговування може включати адміністрування, програмування, доопрацювання, інтеграції, резервне копіювання та інші роботи.

Чи потрібен ІТС для доопрацьованої BAS?

Для доопрацьованої BAS важливо підтримувати систему в актуальному стані та контролювати сумісність оновлень із внесеними змінами. Для цього може знадобитися не лише ІТС, а й технічна робота фахівця.

Чи можна самостійно супроводжувати BAS?

Частину операцій користувач може виконувати самостійно. Складні оновлення, адміністрування, програмування, інтеграції та виправлення технічних помилок потребують відповідної кваліфікації.

Чи входить програмування BAS в ІТС?

ІТС та програмування BAS - різні види робіт. Розробка нового функціоналу, доопрацювання конфігурації, створення спеціальних звітів та інтеграцій виконуються окремо.

Скільки коштує ІТС для BAS?

Вартість залежить від обраного рівня ІТС, терміну та актуальних умов придбання. Окремо може розраховуватися вартість технічних робіт, програмування, адміністрування та інших послуг.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Супровід BAS від Evsesvit

Evsesvit допомагає підприємствам вирішувати технічні та прикладні завдання, пов'язані з BAS - від налаштування та оновлення до програмування, доопрацювання й інтеграції.

Команда Evsesvit працює з BAS Бухгалтерія, BAS КУП, BAS ЗУП та іншими програмними рішеннями.

• супровід та адміністрування BAS;

• встановлення та контроль оновлень;

• програмування та доопрацювання BAS;

• розробку звітів, обробок і друкованих форм;

• налаштування бухгалтерського, податкового та управлінського обліку;

• електронний документообіг та інтеграцію з FREDO;

• міграцію даних та перенесення обліку;

• резервне копіювання та технічне обслуговування інформаційної бази;

• аудит поточної BAS та рекомендації щодо подальшої автоматизації.

Потрібен супровід BAS? Почніть з аудиту системи

Якщо ваша компанія вже працює в BAS, але оновлення, технічні помилки, доопрацювання або інтеграції регулярно забирають час, варто оцінити поточний стан системи та формат її обслуговування.

Evsesvit допоможе визначити, які саме завдання потребує ваша BAS: від оновлення та адміністрування до програмування, інтеграцій і комплексної автоматизації.

Що ви отримаєте

• Аудит поточної BAS - оцінка конфігурації, доопрацювань, інформаційної бази та інтеграцій.
• Виявлення проблемних зон - визначення технічних ризиків і завдань, які потребують уваги.
• Рекомендації щодо подальшої роботи - конкретний перелік необхідних технічних та організаційних рішень.
• Програмування та доопрацювання - адаптація BAS під нестандартні бізнес-процеси.
• Інтеграції - обмін даними між BAS, CRM, сайтами, маркетплейсами, FREDO та іншими сервісами.
• Подальший розвиток системи - автоматизація нових процесів у міру розвитку компанії.

BAS має працювати на ваш бізнес

Не витрачайте час бухгалтерів та інших співробітників на постійне вирішення технічних проблем.

Зверніться до Evsesvit - проаналізуємо вашу BAS, визначимо актуальні завдання та запропонуємо рішення відповідно до специфіки вашого бізнесу.

BAS потрібно оновити, доопрацювати, інтегрувати або оптимізувати? Напишіть нам - розберемося із завданням і визначимо оптимальний формат роботи.

Evsesvit - комплексна автоматизація бізнесу та супровід BAS в Україні.

Висновок

ІТС для BAS - це важлива складова інформаційно-технологічної підтримки програмного продукту. Він забезпечує доступ до актуальних версій BAS, інформаційних і методичних матеріалів та інших передбачених сервісом можливостей.

Для підприємств зі складною конфігурацією, доопрацюваннями та інтеграціями ІТС доцільно поєднувати з професійним технічним обслуговуванням.

Оптимальна модель залежить від масштабу бізнесу та завдань системи:

актуальна BAS + ІТС + необхідні технічні роботи + розвиток системи за потреби.

Такий підхід дозволяє підтримувати BAS в актуальному стані та використовувати її як інструмент автоматизації бізнес-процесів.