Важливість первинного налаштування BAS

Первинне налаштування BAS: Покроковий чек-лист та ТОП-5 помилок, що вбивають облік

Чи знаєте ви, що коректність вашого річного балансу на 90% залежить від того, яку "галочку" ви поставили (або забули поставити) у перший день роботи з програмою?

Багато хто вважає, що купівля програми BAS - це вже вирішення проблем обліку. Але програма - це лише складний інструмент. Щоб він заграв, його потрібно налаштувати. Первинні налаштування BAS - це фундамент, без якого подальша автоматизація неможлива, а помилки на цьому етапі перетворюються на «бомбу сповільненої дії».

У цій статті фахівці Evsesvit розкажуть, чому не варто ігнорувати цей етап і на що звернути увагу в першу чергу.

Чому "стандартні налаштування" не працюють?

Кожен бізнес унікальний. Те, що ідеально підходить для роздрібного магазину, буде критичною помилкою для виробничого підприємства.

Якщо ви пропустите етап детального налаштування параметрів обліку, ви ризикуєте отримати:

1. Неможливість автоматичного закриття періоду.
2. Викривлену собівартість товарів.
3. Некоректний розрахунок курсових різниць.
4. Хаос у довідниках номенклатури та контрагентів.

Виправлення цих помилок через пів року роботи часто коштує дорожче, ніж саме впровадження, адже потребує "відкату" бази та перепроведення тисяч документів.

Ключові моменти налаштування: Чек-лист

  Вкрай важливо до введення початкових залишків та до створення першого документа визначитися з наступними блоками.

Бухгалтерський та фінансовий облік

Це база для коректної здачі звітності. В залежності від вашої конфігурації (наприклад, BAS Бухгалтерія або BAS КУП), потрібно вирішити:

1. Банк і Каса: Чи потрібна вам аналітика на рахунках обліку готівкових коштів? Якщо у вас кілька кас (операційна, валютна, директорська), без цього не обійтись.
2. Валютний облік: Як будуть вестися розрахунки з іноземними контрагентами та як переоцінювати валюту?
3. Складський облік: Чи є потреба бачити кількість товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) у розрізі складів саме на бухгалтерських рахунках? Якщо не увімкнути цю опцію, бухгалтерія бачитиме лише "загальний котел" товарів без прив'язки до місця зберігання.
4. Розрахунки з контрагентами: З якою деталізацією вести облік? (за договорами, за замовленнями чи за розрахунковими документами).

Управлінський облік та Торгівля

Ці налаштування впливають на зручність роботи менеджерів та прозорість бізнесу для власника:

1. Номенклатура: Як структурувати товари? Потрібно чітко визначити види номенклатури (товар, послуга, тара, набір), використання характеристик (колір, розмір) та серій (терміни придатності, серійні номери).
2. Статуси документів: Чи плануєте ви використовувати статуси замовлень (наприклад: "В обробці" -> "На складі" -> "Відвантажено")? Це дозволяє контролювати воронку продажів.
3. Ордерна схема складів: Чи будуть ваші склади ордерними? (Коли фінансовий документ і фактичне відвантаження товару комірником рознесені у часі).

Важливо: Деякі з цих налаштувань неможливо змінити після того, як в базі з'являться перші документи руху товарів!

ТОП-3 помилки при самостійному запуску BAS

За нашою практикою, компанії, що намагаються налаштувати систему самотужки, найчастіше припускаються таких помилок:

1. Невірна "Облікова політика". Користувачі часто плутають налаштування параметрів програми (інтерфейс, функції) та Облікову політику організації (система оподаткування, методи оцінки запасів, амортизація).
2. Відсутність дати заборони редагування. Робота починається, а доступ до минулих періодів залишається відкритим. Будь-яка випадкова зміна в минулому змінює поточний результат.
3. Дублювання довідників. Без налаштування контролю унікальності менеджери створюють десятки карток одного й того ж клієнта чи товару ("ТОВ Ромашка", "Ромашка ТОВ", "Ромашка фірма"), що унеможливлює аналіз продажів.

Грамотний старт - запорука коректного обліку

Не ризикуйте часом і бюджетом, намагаючись розібратися в сотнях "галочок" самотужки. Професійне налаштування - це інвестиція у спокій вашого бухгалтера та точність управлінських звітів.

Команда Evsesvit пропонує комплексний підхід до запуску BAS:

• Аудит ваших бізнес-процесів.

• Формування коректної облікової політики.

• Налаштування інтерфейсів під конкретних користувачів.

• Допомога з введенням початкових залишків.

• Тестування контрольного прикладу перед стартом.

  Помилки на етапі запуску програми - це «бомба сповільненої дії», яка згодом призводить до критичного викривлення звітності та необхідності коштовного перевпровадження системи з нуля. Не ризикуйте часом і бюджетом, намагаючись розібратися в сотнях налаштувань самотужки - довірте первинне налаштування BAS сертифікованим фахівцям Evsesvit. Ми допоможемо коректно сформувати облікову політику, адаптувати параметри системи під специфіку вашого бізнесу та протестувати всі процеси перед початком роботи. Зв’яжіться з нами вже сьогодні, щоб закласти надійний фундамент для ефективної роботи вашої компанії на роки вперед.