Ведення договорів з контрагентами в програмах BAS

Ведення договорів з контрагентами в програмах BAS: Повна інструкція з налаштування

Коректний облік взаєморозрахунків з партнерами починається з правильного введення даних. У програмах лінійки BAS (BAS Бухгалтерія, BAS КУП, BAS Малий бізнес) довідник "Договори" відіграє ключову роль. Це не просто формальність, а головний аналітичний розріз, за яким ви будете формувати акти звірки, контролювати дебіторську заборгованість та планувати надходження коштів.

У цій статті ми детально розглянемо, як створити договір, які параметри є критично важливими та як уникнути помилок, що призводять до "червоних" залишків в оборотно-сальдових відомостях.

Навіщо потрібен детальний облік договорів у BAS?

Багато користувачів-початківців створюють один договір "Основний" і ведуть усі операції через нього роками. Це допустимо для дрібних фірм, але для серйозного обліку такий підхід - помилка.

Правильне ведення договорів дозволяє:

1. Розділяти потоки: окремо бачити заборгованість за поставку товарів та окремо - за надання послуг.
2. Контролювати терміни: відстежувати прострочені платежі по кожній конкретній угоді.
3. Керувати валютами: коректно вести облік ЗЕД-операцій та розраховувати курсові різниці.
4. Фіксувати умови: автоматично підтягувати в документи ціни, знижки та терміни оплати, закріплені за конкретним договором.

Створення нового договору в BAS: покроковий алгоритм

Договір у програмі завжди підпорядкований конкретному контрагенту. Щоб створити новий елемент, зайдіть у картку контрагента, перейдіть на вкладку "Договори" і натисніть кнопку "Створити".

Заповнення основних реквізитів

Відразу після відкриття форми система попросить заповнити ключові поля. Будьте уважні - деякі з них неможливо змінити після збереження документа.

1. Вид договору. Це найважливіше поле, яке визначає логіку поведінки програми. Основні варіанти:З покупцем - для реалізації товарів та послуг.З постачальником - для надходження ТМЦ та отримання послуг.З комітентом/комісіонером - для комісійної торгівлі.Інше - для специфічних операцій, що не впливають на торговий баланс.
2. З покупцем - для реалізації товарів та послуг.
3. З постачальником - для надходження ТМЦ та отримання послуг.
4. З комітентом/комісіонером - для комісійної торгівлі.
5. Інше - для специфічних операцій, що не впливають на торговий баланс.
6. Номер та дата. Вказуйте реальні реквізити паперового договору. Це спростить пошук первинних документів у майбутньому.
7. Найменування. Програма згенерує його автоматично, але для зручності рекомендуємо дописувати специфіку, наприклад: "Основний (поставка меблів)" або "Договір №5 (транспортні послуги)".
8. Валюта розрахунків. Якщо ви працюєте з валютою, це поле обов'язкове до заповнення до моменту запису першого документа по цьому договору.

Важливо! Змінити валюту або вид договору після того, як по ньому були проведені документи (наприклад, платіжне доручення або накладна), буде неможливо.

Налаштування параметрів взаєморозрахунків

У вкладці "Розрахунки" ви визначаєте, наскільки детально програма буде "бачити" борги.

1. Ведення взаєморозрахунків: За договором в цілому - найпростіший варіант. Борг "котловий". Оплата гасить найстарішу заборгованість.За замовленнями - дозволяє бачити оплату та відвантаження в розрізі конкретних замовлень покупця. Ідеально для торгівлі під замовлення.За розрахунковими документами (рахунками) - найвищий рівень деталізації. Кожна оплата прив'язується до конкретної накладної.
2. За договором в цілому - найпростіший варіант. Борг "котловий". Оплата гасить найстарішу заборгованість.
3. За замовленнями - дозволяє бачити оплату та відвантаження в розрізі конкретних замовлень покупця. Ідеально для торгівлі під замовлення.
4. За розрахунковими документами (рахунками) - найвищий рівень деталізації. Кожна оплата прив'язується до конкретної накладної.

Додаткові налаштування (ПДВ та Тип цін)

Щоб пришвидшити роботу менеджерів, заповніть вкладку "Додатково":

1. Тип цін: виберіть колонку прайсу (наприклад, "Ортова"), яка буде автоматично підставлятися в документи продажу.
2. Схема податкового обліку: перевірте коректність налаштувань ПДВ (особливо актуально для ЗЕД).

Вибір аналітики для розрахунків з контрагентами

Особливу увагу на етапі первинного налаштування програми BAS, до внесення первинних залишків і початку роботи, необхідно приділити вибору аналітики, в розрізі якої ми будемо вести розрахунки з контрагентами.

Приклад 1. Покупцям виставляється рахунок на оплату і далі відслідковується наявність передоплати чи заборгованості у розрізі рахунків. У цьому випадку варто обрати ведення договорів з покупцями по рахунках (або по замовленнях).

Приклад 2. Серед постачальників є контрагенти, яким впродовж певного періоду ми робимо кілька авансових платежів, а потім отримуємо один Акт.  До того ж сума акту може відрізнятися від суми зроблених оплат. Тут підійде ведення взаєморозрахунків «По договору в цілому».

Документи розрахунку

Також слід пам’ятати, що в деяких програмах BAS дозволяється використовувати ще додатковий розріз – документи розрахунку. Це буде дуже корисно, коли ми надаємо покупцям певну відстрочку платежу чи отримуємо такі відстрочки від постачальників. Ведення взаєморозрахунків по документах розрахунку спростить відслідковування термінів сплати заборгованості і уникнути прострочки.

В наступному пості розглянемо, на що впливає вибір типу ведення договорів в податковому обліку в програмі BAS.

Типові помилки при роботі з договорами в BAS

Навіть досвідчені бухгалтери іноді допускають помилки, які ускладнюють закриття періоду.

1. Дублювання договорів. Створюється новий договір замість використання існуючого. Результат - на одному договорі висить переплата, на іншому - борг. У підсумку сальдо нульове, але акт звірки "розїхався".
2. Невірний вид договору. Спроба провести надходження товарів по договору з видом "З покупцем" призведе до того, що документ просто не проведеться або не сформує проводки.
3. Зміна реквізитів "заднім числом". Це може призвести до некоректного розрахунку курсових різниць або збою в послідовності заліку авансів.

Часті запитання (FAQ)

Чи можна видалити договір, якщо він був створений помилково?

Якщо по договору ще не було рухів (документів), його можна видалити. Якщо документи вже є, їх спочатку потрібно перенести на інший договір або помітити на видалення, і лише потім видаляти сам договір.

Як перенести заборгованість з одного договору на інший?

Для цього в BAS використовується документ "Коригування боргу". Не намагайтеся робити це ручними операціями, якщо ви не впевнені у регістрах накопичення.

Чому в документі не відображається потрібний договір?

Швидше за все, вид договору не відповідає типу операції документа (наприклад, у документі "Реалізація" не показуються договори виду "З постачальником") або у договорі вказана інша організація.

Забудьте про плутанину в розрахунках: професійне налаштування договорів у BAS з Evsesvit

  Плутанина у взаєморозрахунках, «завислі» суми авансів та прострочені борги часто є наслідком хаотичного ведення договорів. Не дозволяйте технічним помилкам впливати на фінансову стійкість вашого бізнесу - довірте налаштування облікової політики експертам Evsesvit. Ми допоможемо структурувати довідник договорів у BAS, налаштувати автоматичний контроль лімітів заборгованості та термінів оплати, а також навчимо персонал правильно обирати види взаєморозрахунків. Зв’яжіться з нами для консультації, щоб раз і назавжди навести лад у відносинах з контрагентами та зробити ваш облік прозорим.