Як автоматизувати кадровий облік і розрахунок зарплати в BAS: досвід Evsesvit

Як автоматизувати кадровий облік і розрахунок зарплати в BAS: Практичний досвід та покрокова інструкція

Ручний розрахунок зарплати, плутанина в Excel-таблицях та помилки у звітності через людський фактор - це "класичні" болі бухгалтера, які забирають до 40% робочого часу. В умовах постійних змін податкового законодавства України, автоматизація - це вже не тренд, а необхідність безпеки бізнесу.

У цій статті команда Evsesvit ділиться практичним досвідом налаштування підсистем "Зарплата і Кадри" в рішеннях лінійки BAS. Ми розглянемо, як перетворити хаос на систему та які результати це дає бізнесу.

Чому бізнес переходить на BAS для обліку кадрів?

Багато компаній досі використовують розрізнені інструменти: кадри ведуться в одній програмі, зарплата рахується в іншій, а звіти формуються вручну. Перехід на комплексну автоматизацію в BAS (наприклад, BAS Бухгалтерія, BAS КУП або BAS ERP) вирішує три головні завдання:

1. Єдиний інформаційний простір. Кадровий наказ про прийом на роботу автоматично створює основу для нарахування зарплати.
2. Відповідність законодавству. Оновлення програм вчасно враховують нові ставки податків, форми звітів (ЄСВ, ПДФО) та правила індексації.
3. Прозорість нарахувань. Мінімізація ризику помилок при розрахунку відпускних, лікарняних та премій.

Етап 1. Базові налаштування: з чого почати?

Успіх автоматизації залежить від коректного "старту". Перш ніж вносити дані співробітників, необхідно налаштувати облікову політику.

Налаштування параметрів обліку

В розділі "Зарплата і кадри" важливо визначити:

1. Чи ведеться спрощений або повний кадровий облік.
2. Як відображаються проводки по зарплаті в бухгалтерському обліку.
3. Налаштування графіків роботи (п'ятиденка, змінний графік, неповний робочий день).

Порада від експерта Evsesvit: Найчастіша помилка на старті - некоректне заповнення виробничого календаря. Якщо календар не оновлено на поточний рік, система неправильно розрахує норму годин, що призведе до помилок у нарахуванні окладу.

Етап 2. Кадровий облік: від прийому до звільнення

Автоматизація кадрових процесів у BAS дозволяє формувати друковані форми наказів в один клік.

1. Прийом на роботу. Створюємо картку фізичної особи та документ "Прийом на роботу". Тут фіксуємо підрозділ, посаду, вид зайнятості та графік.
2. Кадрові переведення. Зміна окладу, посади чи графіку роботи фіксується окремим документом, що зберігає історію змін.
3. Облік відпусток та лікарняних. Система автоматично контролює залишки відпусток, що спрощує роботу HR-відділу.

Етап 3. Розрахунок зарплати: магія автоматизації

Це найскладніший етап, де BAS демонструє свою повну потужність. Процес виглядає так:

1. Нарахування. Документ "Нарахування зарплати" автоматично "підтягує" дані з кадрових документів та табеля обліку робочого часу. Система сама рахує оклад пропорційно відпрацьованим дням, індексацію, нічні/вечірні години (якщо налаштовано).
2. Утримання. ПДФО, військовий збір та профспілкові внески розраховуються автоматично.
3. Виплата. Формування відомостей в банк (зарплатний проект) або касу.

Важливий нюанс: Для коректного розрахунку середньої зарплати (для відпускних чи лікарняних) необхідна історія нарахувань за попередні місяці.

Потрібна допомога з перенесенням залишків та історії із застарілих програм? [Залиште заявку на консультацію], і ми допоможемо здійснити перехід без втрати даних.  

Кейс Evsesvit: Результати впровадження

На прикладі наших клієнтів ми бачимо реальну економію ресурсів після переходу на BAS.

Ситуація ДО:

1. Розрахунок зарплати для штату в 50 осіб займав 2 робочі дні.
2. Регулярні помилки в індексації.
3. Ручне формування звітності (Об'єднаний звіт ПДФО та ЄСВ).

Результат ПІСЛЯ автоматизації:

1. Час розрахунку: Скорочено до 2-3 годин (включно з перевіркою).
2. Точність: Виключено механічні помилки при нарахуванні податків.
3. Звітність: "Регламентована звітність" формується автоматично на основі введених даних та вивантажується для подачі в контролюючі органи.

Чек-лист: Перевірте себе

Щоб система працювала як годинник, переконайтеся, що ви:

1. Правильно налаштували "Способи відображення зарплати в регламентованому обліку".
2. Заповнили довідник "Фізичні особи" (коди ІПН, дані про податкові пільги).
3. Налаштували синхронізацію, якщо Кадри і Бухгалтерія ведуться в різних базах (для конфігурацій КУП/ERP це в одній базі).

Що налаштовує Evsesvit?

У рамках послуги з налаштування кадрового обліку та розрахунку зарплати команда Evsesvit виконує:

- Налаштування кадрового обліку в базі замовника - актуальні довідники, штатний розклад, графіки роботи.

- Налаштування розрахунку заробітної плати: додаткові нарахування, їх оподаткування, включення до розрахунку середньої, відображення у табелі й у звітах.

- Налаштування індексації, облік лікарняних та нарахування за рахунок ФСС.

- Робота з відпустками - нарахування, виплата, резерв відпусток, декретні відпустки, відпустки по догляду за дитиною.

- Облік робочого часу: введення графіків роботи, табелювання, інтеграція з оплатою.

- Відображення витрат на оплату праці у бухгалтерському обліку, формування та вивантаження «Об’єднаної звітності» (4ДФ).

- Створення обробок для вивантаження зарплатних відомостей у систему «клієнт-банк».

Для кого ця послуга?

- Для підприємств, які наразі вручну ведуть кадровий облік і витрачають багато часу на «рутинку».

- Для компаній, які вже працюють в середовищі BAS, але потребують налаштувати кадровий і зарплатний облік швидко і коректно.

- Для бухгалтерських і HR-служб, які прагнуть автоматизувати процеси, зменшити ризики та зосередитися на стратегічних завданнях, а не на документах і табелях.

Ваші вигоди

- Чітка, прозора система кадрового обліку та розрахунку зарплати.

- Мінімум помилок, мінімум ручної роботи, більша швидкість й ефективність.

- Коректний податковий облік витрат на оплату праці та звітності.

- Звільнення ресурсів HR та бухгалтерії для більш стратегічних задач - саме в тому контексті, який дуже часто згадуємо: бухгалтерський облік, BAS, податковий облік, програма BAS, розрахунок заробітної плати.

Висновки

Автоматизація кадрового обліку та зарплати в BAS - це інвестиція у спокій головного бухгалтера та безпеку компанії. Програма бере на себе рутину, залишаючи фахівцям функцію контролю.

Бажаєте налаштувати розрахунок зарплати "під ключ" або маєте питання щодо складних графіків роботи? Команда Evsesvit готова допомогти. Зв'яжіться з нами для аудиту вашої облікової системи.