Посади членів інвентаризаційної комісії в BAS Бухгалтерія
Як вивести посади працівників у друкованих формах BAS Бухгалтерія (якщо облік ведеться у зовнішній програмі)
Суть проблеми
Налаштування BAS Бухгалтерія при веденні кадрового обліку в зовнішній програмі має свої "підводні камені". Один з найпоширеніших запитів до нашої техпідтримки: "Як вказати посаду працівника в BAS Бухгалтерія, якщо довідник Співробітники недоступний?".
Це налаштування критично важливе для коректного формування первинної документації: від касових ордерів до актів інвентаризації. Якщо система не бачить посад, документи формуються некоректно. Ми підготували детальну інструкцію, яка допоможе вам налаштувати відображення посад відповідальних осіб та членів комісій у друкованих формах BAS без залучення розробників.
Стандартна ситуація, коли при використанні програми BAS Бухгалтерія ПРОФ облік кадрів та розрахунок зарплати ведуться в окремій зовнішній програмі. В самій BAS Бухгалтерія це фіксується в Параметрах обліку.
При цьому інтерфейс розділу «Зарплата і кадри» перебудовується. З нього прибирається все «зайве», що не буде використовуватися в базі, і залишається тільки саме необхідне для завантаження даних про нараховану та виплачену зарплату з зовнішньої програми в BAS Бухгалтерію.
Але разом з тим зникає важлива для бухгалтерії функція - вказання посад відповідальних осіб та членів комісій. В базі взагалі перестає використовуватися довідник Співробітники (доступні лише Фізичні особи), а посади призначаються саме Співробітникам. Ми можемо вказати фактичні посади в «Відповідальних особах» організації, але ці посади не виводяться в друковані форми.
Для членів комісій взагалі нема де вказати їхні посади.
Інструкція
1. Для виходу з цієї ситуації рекомендуємо повернутися до Параметрів обліку. Встановити перемикач на ведення кадрового обліку і розрахунку зарплати у цій програмі, а кадровий облік спрощений. Зберегти налаштування.
Налаштування параметрів обліку зарплати в BAS Бухгалтерія. Спіробітники і зарплата.
2. Після цього, в розділі «Зарплата і кадри» в нас стане доступний довідник Співробітники.
Заходимо в нього, і створюємо картку того співробітника, котрому ми хочемо вказати посаду. При введені ПІБ програма знайде його в довіднику Фізичних осіб і запропонує використати існуючу картку – погоджуємося. У створеній картці співробітника вказуємо його посаду, зберігаємо.
Налаштування параметрів обліку зарплати в BAS Бухгалтерія.Довідник спіаробітники.
3. Після внесення всіх необхідних даних, повертаємося в параметри обліку, і повертаємо налаштування ведення кадрового обліку і розрахунку заробітної плати на «У зовнішній програмі». Після цього вказані посади будуть виводитися в друкованих формах.
FAQ (Часті запитання)
1. Чи безпечно перемикати налаштування обліку туди-сюди?
Чи не зникнуть дані? Так, це безпечно, якщо ви дотримуєтесь інструкції. Зміна налаштувань у «Параметрах обліку» не видаляє накопичені дані. Головне правило: не проводьте документи нарахування зарплати та не виконуйте синхронізацію з зовнішньою програмою в той момент, коли у вас тимчасово ввімкнено режим «Ведення обліку в цій програмі». Після внесення посад обов'язково поверніть налаштування назад.
2. Чому я не можу вказати посаду в картці «Фізичної особи»?
У програмі BAS розділені поняття «Фізична особа» (людина) та «Співробітник» (людина на конкретній посаді). Довідник «Фізичні особи» містить лише персональні дані (ПІБ, код, паспорт). Посада ж є реквізитом саме довідника «Співробітники». Друковані форми підтягують дані саме зі «Співробітників», тому заповнення картки фізособи не вирішує проблему.
3. Чи потрібно робити це для кожного нового працівника?
Так. Оскільки автоматичний обмін із зовнішньою програмою (наприклад, BAS ЗУП) часто передає лише зведені проводки, а не кадрову структуру, то для нових відповідальних осіб (комірників, касирів, голів комісій) цю процедуру доведеться повторити.
4. Де саме відображатиметься вказана посада?
Після налаштування посада автоматично підтягуватиметься у всі стандартні друковані форми, де передбачено підпис відповідальної особи:
- Видаткові та податкові накладні;
- Акти виконаних робіт та списання;
- Інвентаризаційні описи (для членів комісії);
- Касові ордери (ПКО/ВКО) та авансові звіти.
5. Що робити, якщо співробітник змінив посаду?
Вам потрібно повторити алгоритм: тимчасово увімкнути повний кадровий облік, зайти в картку «Співробітника», змінити назву посади, зберегти зміни та повернути налаштування зовнішнього обліку.
Ідеальна синхронізація кадрового та бухгалтерського обліку без рутини з Evsesvit
Ручне дублювання даних про посади та накази з зовнішніх кадрових програм у бухгалтерію не лише забирає час, а й створює ризик помилок у друкованих формах та звітності. Припиніть виправляти документи вручну - довірте налаштування обміну даними фахівцям Evsesvit. Ми допоможемо організувати коректну інтеграцію зовнішніх систем з BAS Бухгалтерія, налаштуємо автоматичне заповнення реквізитів працівників або підберемо комплексне рішення (наприклад, BAS ЗУП) для ведення обліку в єдиній базі. Зверніться до нас за консультацією, щоб зробити вашу роботу з кадрами безшовною та ефективною.