Автоматизація бізнес-процесів в бухгалтерії: чому вона важлива для бізнесу?

Автоматизація бізнес-процесів в бухгалтерії: переваги, ризики та огляд ПЗ

Скільки годин на тиждень ваш бухгалтер витрачає на механічне введення "первинки"? А скільки коштуватиме бізнесу одна випадкова помилка в Excel-таблиці?

У сучасних реаліях, де законодавство змінюється ледь не щокварталу, ручний облік стає "вузьким горлечком", яке гальмує розвиток компанії. Автоматизація бізнес-процесів в бухгалтерії сьогодні - це вже не про комфорт, а про виживання та безпеку бізнесу. У цій статті ми розберемо, як перетворити бухгалтерію з "пожирача ресурсів" на надійний інструмент контролю, які програми BAS краще обрати та як уникнути типових помилок при впровадженні.

Що таке автоматизація бізнес-процесів бухгалтерії?

Автоматизація бухгалтерії – це процес впровадження бухгалтерської програми для виконання облікових операцій без необхідності ручного втручання. Це включає формування первинних документів, розрахунок заробітної плати, амортизації, управління податками, контроль витрат та доходів, формування фінансової звітності, і т.д..

Чому автоматизація бізнес-процесів в бухгалтерії важлива?

Зменшення людського фактору

Помилки в обліку можуть дорого коштувати компанії. Програми для автоматизації бізнесу мінімізують ризик помилок, забезпечуючи точність і відповідність нормативним вимогам.

Ціна помилки в бухгалтерії - це не просто виправлення цифри. Це штрафи, пеня та репутаційні ризики перед податковою. Автоматизація перетворює хаотичний потік даних на впорядковану систему, де ризик "людського фактору" зведений до мінімуму.

Економія часу та ресурсів

Рутинні бухгалтерські завдання, які раніше виконували вручну, можна автоматизувати, що дозволить скоротити час на ведення обліку та формування звітності,  і спрямувати зусилля на стратегічні завдання.

Головна мета автоматизації - звільнити бухгалтера від ролі "оператора набору даних". Фахівець має витрачати час на фінансовий аналіз та оптимізацію податків, а рутинні операції нехай виконують алгоритми.

Прозорість і контроль

Ведення бухгалтерського обліку в автоматизованих програмах  надають можливість контролювати фінансовий стан компанії в режимі реального часу, що покращує процес прийняття рішень.

Спрощення податкового обліку

Бухгалтерські програми дозволяють ефективно проводити податковий облік на підприємстві, автоматично розраховують податки, формують звіти та нагадують про терміни подачі документів, що знижує ризики штрафів і санкцій.

Безпека та збереження даних

Хмарні рішення забезпечують захист фінансових даних, зменшуючи ризики втрати інформації через технічні збої чи людські помилки.

Швидка адаптація до змін законодавства

Постійні зміни законодавства в сфері фінансового обліку, податкового обліку та звітності вимагають тримати руку на пульсі подій. Розробники програмного забезпечення для обліку постійно слідкують за такими змінами, і оперативно випускають оновлення ПЗ. Таким чином користувачі бухгалтерських програм мають додаткового помічника в адаптації до законодавчих змін.

В умовах українського законодавства стабільність - це ілюзія. Єдиний спосіб гарантувати коректність звітності - використовувати ліцензійне ПЗ (наприклад, BAS), розробники якого відстежують зміни нормативів і випускають оновлення раніше, ніж набувають чинності нові закони.

Популярні рішення для автоматизації бухгалтерії:

На ринку представлено безліч програм, які допомагають підприємствам автоматизувати бухгалтерський облік. Одним із провідних рішень є програми BAS (Business Automation Software), які пропонують широкий спектр можливостей для автоматизації фінансового обліку, включаючи:

BAS Бухгалтерія ПРОФ

BAS Бухгалтерія ПРОФ - це зручна та функціональна програма для автоматизації бізнес-процесів бухгалтерського і податкового обліку підприємств будь-якого масштабу. Програма BAS Бухгалтерія допомагає вести облік відповідно до чинного законодавства, спрощує підготовку звітності та оптимізує фінансові процеси.

BAS Малий бізнес

BAS Малий бізнес – ідеальне рішення для невеликих компаній, яке дозволяє вести фінансовий та складський облік.

BAS Зарплата та управління персоналом

BAS Зарплата та управління персоналом (BAS ЗУП) - це потужне рішення для автоматизації розрахунку заробітної плати, індексації зарплати, кадрового обліку та управління персоналом. Програма БАС ЗУП забезпечує точний розрахунок виплат, дотримання законодавчих норм і ефективну роботу HR-служби.

BAS Управління торгівлею

BAS Управління торгівлею (BAS УТ) -  це сучасна програма для автоматизації всіх процесів торговельного бізнесу: від управління продажами, закупівлями та складськими запасами, до аналітики та фінансового обліку. Програма БАС УТ  допомагає підвищити ефективність бізнесу, оптимізувати витрати та покращити обслуговування клієнтів.

BAS Роздрібна торгівля

BAS Роздрібна торгівля - це спеціалізована бухгалтерська програма для автоматизації роботи магазинів та торгових мереж, що забезпечує облік товарів, управління продажами та контроль фінансових операцій. Програма BAS Роздрібна торгівля підвищує швидкість обслуговування клієнтів, оптимізує бізнес-процеси та сприяє зростанню прибутків.

BAS Бухгалтерія КОРП

BAS Бухгалтерія КОРП – поєднує в собі функціонал BAS Бухгалтерія ПРОФ + BAS Зарплата та управління персоналом.

BAS Комплексне управління підприємством

BAS Комплексне управління підприємством (BAS КУП) - це сучасна ERP-система, що автоматизує всі ключові бізнес-процеси компанії: фінанси, виробництво, склад, продажі, маркетинг, закупівлі та управління персоналом. Програма БАС КУП забезпечує комплексний контроль і аналіз діяльності підприємства, підвищуючи ефективність управлінських рішень.

Альтернативні рішення на ринку: чому ми рекомендуємо BAS?

Також існують інші популярні рішення:

На ринку існує багато потужних інструментів для автоматизації. Ми поважаємо вибір кожного бізнесу, проте важливо розуміти специфіку українських реалій. Глобальні лідери, які ідеально працюють у США чи Європі, часто стикаються з труднощами в нашій податковій екосистемі.

Давайте порівняємо найпопулярніші альтернативи чесно та без прикрас:

SAP Business One/ Oracle – комплексне рішення для управління фінансами та бізнес-процесами.

Це визнані світові лідери класу ERP.

1. Плюси: Неймовірна потужність, масштабованість, престиж.
2. Нюанс: Для малого та середнього українського бізнесу це часто як «стріляти з гармати по горобцях». Вартість ліцензій та впровадження обчислюється десятками тисяч доларів, а процес запуску може тривати роками. Це рішення для транснаціональних корпорацій.

Odoo Enterprise - Європейський софт (Бельгія), модульний продукт, локалізований для України.  

Сучасна модульна система з Бельгії.

1. Плюси: Гнучкість, сучасна архітектура.
2. Нюанс: Хоча локалізація для України існує, вона часто потребує значного доопрацювання програмістами під конкретний бізнес. Це конструктор, який ще треба правильно зібрати, що тягне за собою додаткові витрати на розробку.

Zoho Books – зручний хмарний сервіс для малого та середнього бізнесу.

QuickBooks – одна з найпопулярніших програм для малого бізнесу у світі. 

Найпопулярніші програми для малого бізнесу на Заході.

1. Плюси: Дуже зручний, красивий інтерфейс, хмарний доступ.
2. Нюанс: Вони абсолютно не адаптовані до українського законодавства. Вони «не розуміють» нашої системи ПДВ, специфіки нарахування зарплати, лікарняних та звітності в ДПС. Вам доведеться вести подвійну роботу: облік у програмі, а звітність — окремо.

Чому BAS - це «золота середина» для українського бізнесу?

Продукти лінійки BAS займають унікальну нішу. Вони поєднують функціонал ERP-систем (як SAP) з доступною ціною та повною відповідністю українським законам.

1. Повна локалізація: Усі форми звітності, податкові накладні, алгоритми розрахунку зарплати вже налаштовані згідно з чинним законодавством України.
2. Оперативність: Коли Верховна Рада приймає нові податкові норми, оновлення для BAS виходять максимально швидко. Вам не потрібно наймати програміста, щоб змінити формулу розрахунку податку — система оновиться сама.
3. Екосистема: Знайти бухгалтера, який вміє працювати в BAS, набагато простіше, ніж фахівця з SAP чи Odoo.

Висновок:

Якщо ви працюєте на українському ринку і хочете уникнути проблем з податковою, не переплачуючи за бренд, рішення на базі BAS є найбільш раціональним вибором з точки зору співвідношення «ціна/функціонал/безпека».

Автоматизація бізнес-процесів в бухгалтерії – це не просто тенденція, а необхідність для сучасного бізнесу. Вона дозволяє мінімізувати помилки, заощадити час і ресурси, забезпечити прозорість фінансових процесів і підвищити ефективність управління. Особливо важливим є використання спеціалізованих програм, таких як програми BAS, які враховують українське законодавство та потреби бізнесу.

Впровадження автоматизованих рішень допомагає компаніям не лише оптимізувати роботу, а й залишатися конкурентоспроможними в динамічному середовищі. Якщо ви ще не використовуєте автоматизовані системи бухгалтерії, саме час задуматися про їх впровадження!

При виборі програмного забезпечення для автоматизації обліку важливо прийняти зважене, не імпульсивне рішення. Вам доведеться працювати з обраним продуктом роками, а можливо й десятиліття. Важливо, щоб впродовж всього часу продукт продовжувати “жити”. Щоб він підтримувався розробниками, розвивався, на нього виходили оновлення. Важливо не бути прив’язаними до одного постачальника послуг по цьому продукту, а мати можливість обирати як і з ким співпрацювати.

Великим плюсом буде наявність можливості ділитися своїм досвідом використання цього продукту з іншими його користувачами, і переймати їхній досвід (форуми, статті). Важливо мати доступ до методичних матеріалів від розробника, і можливість спілкуватися з технічною підтримкою. Всі ці інформаційні матеріали бажано мати зрозумілою Вам мовою (не всі користувач облікових систем володіють англійською на рівні вільного спілкування).

Також звертайте увагу на умови ліцензування, вартість подальшого використання і обслуговування (великі знижки на старті можуть бути спокусливими, але по закінченню періоду дії цих знижок, чи за потреби масштабування продукту,  ціни можуть кусатися).

Важливо: Обирайте не програму, а партнера по впровадженню. Сама по собі коробка з ПЗ не вирішить проблем бізнесу. Результат дає лише правильне налаштування під ваші унікальні бізнес-процеси та якісна техпідтримка

 Читайте статтю про те "Як вибрати програмне забезпечення для автоматизації бухгалтерії?".

Компанія Evsesvit - є офіційним партнером ГО “Спілка автоматизаторів бізнесу (САБ)” з 2023 року.

  Розуміння необхідності змін - це перший крок, але реальний результат приносить лише грамотне впровадження. Не дозволяйте рутині гальмувати розвиток вашої компанії - довірте автоматизацію бухгалтерії експертам Evsesvit. Ми допоможемо перетворити ваш облік з «пожирача часу» на надійний інструмент управління прибутком: від підбору оптимальної конфігурації BAS до налаштування унікальних бізнес-процесів. Замовте консультацію вже сьогодні, щоб дізнатися, скільки ресурсів зможе заощадити ваш бізнес завдяки сучасним технологіям.